CAFM-Projektbericht | Rhein-Sieg-Kreis

Modernes Belegungs-, Reinigungs- und Assetmanagement bei einem der größten Landkreise Deutschlands

In 2003 erhielt eTASK vom Landrat des Rhein-Sieg-Kreises nach Ausschreibung den Auftrag zur Implementierung eines Gebäudemanagementsystems für das Kreishaus in Siegburg sowie alle Außenstellen des Kreises.

Als erste Maßnahme wurden die teils 30 Jahre alten Papierpläne des Kreishauses von eTASK vektorisiert und in das CAFM-System überführt. Die ca. 50 Einzelpläne wurden dabei in 16 Geschossplänen zusammengefasst, was die Betrachtung und Bearbeitung der Baupläne wesentlich vereinfacht. Parallel dazu wurde die modulare Datenstruktur an die Organisationsstruktur des Kreises angepasst. In eTASK.Flächenmanagement wurden die verschiedensten Auswertungen der Flächen grafisch und alphanumerisch sowie eine Ausschreibung der Flächen für die Unterhalts- und Grundreinigung vorgesehen. Vor der Übergabe in den Live-Betrieb wurden die Nutzer des Systems von eTASK-Mitarbeitern auf die neue Software geschult.

Bereits zwei Monate nach Beauftragung konnte eTASK das Projekt zur Nutzung übergeben. Eingepflegt wurden mittlerweile 4 Gebäude am Standort Siegburg mit insgesamt 31 Geschossen und einer Fläche von 41.100 m². Pflegeaufgaben wie die Dokumentation der baulichen Beschaffenheit, der Flächennutzung nach DIN 277 und der Abteilungszugehörigkeit sowie die Planung von Reinigungsintervallen, Inventaranschaffungen und technischer Ausstattung können durch die grafische Ausrichtung des Projektes noch effektiver und sicherer ausgeführt werden. Damit hat die zentrale Verwaltungsstelle des Landkreises erstmals ein Werkzeug, um die baulichen Veränderungen des Kreishauses der letzten 30 Jahre und die Organisationsstruktur in kürzester Zeit zu übersehen und selber zu aktualisieren. Mit der Einführung des eTASK.FM-Portals haben alle berechtigten Mitarbeiter online über das Intranet Zugriff auf die eingepflegten Daten. Die Bauabteilung will zukünftig ebenfalls an dem Datenpool partizipieren.

Das System hilft durch die Verbindung zu SAP auch bei den Arbeiten, die zur Umsetzung des NKF (Neues Kommunales Finanzmanagement) notwendig sind, wie z.B. Abrechnung von Flächen und Assets auf Kostenstellen oder die anstehende Bewertung der Immobilien. Ziel ist es langfristig alle dem Kreis zugehörigen Gebäude in einem Projekt zusammenzuführen, um aktuelle Informationen sämtlicher betriebstechnischer Vorgänge zu erhalten und Planungssicherheit zu gewinnen.