CAFM-Projektbericht | Evangelisches Johannesstift Berlin

Weniger Zeit in Verwaltung investieren, um mehr für Menschen da zu sein

Das Evangelische Johannesstift, das zu den 20 größten Arbeitgebern Berlins zählt, stand 2004 vor dem Problem, das viele schnell wachsende Organisationen kennen: Der Verwaltungsaufwand wächst mit. Wie könnten aber die mittlerweile 1200 Mieteinheiten des Stifts mit dem selben Ressourcenaufwand verwaltet werden wie zuvor?

Ein erster Schritt war das Insourcing der Mieterverwaltung, die zuvor einem externen Verwalter übergeben worden war. Als Mieterverwaltungssystem der Wahl wurde eTASK.Vermietung, verbunden mit eTASK.Betriebskostenabrechnung, eingeführt. Die Zielsetzung des Projekts war es, die benötigte Zeit für die Erstellung von Betriebskostenabrechnungen zu verkürzen, Leerstände der Immobilien zu vermeiden und die Verwaltung von Mietverträgen und deren Abschlüsse zu professionalisieren. Eine manuelle Lösung, etwa auf Basis von Excel-Listen, wäre betriebswirtschaftlich nicht tragbar gewesen, da sie aufgrund fehlender automatisierter und standardisierter Arbeitsabläufe ein Mehr an Ressourcen erfordert hätte, nicht ein Weniger.

Durch die Einführung des Immobilienmanagementsystems von eTASK konnte die Effizienz der eingesetzten Arbeitskräfte hingegen gesteigert werden – bei gleichzeitiger Erhöhung der Datenkonsistenz im Immobilienbereich, was auch aus buchhalterischer Sicht einen wertvollen Vorteil darstellt. Die graphische Visualisierung der Mietverträge und Vermietungen im CAD-Plan mit eTASK.CAD rundet das Projekt ab.

Sechs Jahre nach der Einführung des CAFM-Systems kam ein erneuter Quantensprung für die IT-Abteilung der sozialen Einrichtung. Die verschiedenen eingesetzten Softwarelösungen verschiedener Hersteller sollten miteinander verbunden werden sollten, um der komplexen Organisationsstruktur der strategischen Stiftung, die inzwischen aus 22 verbundenen Unternehmen besteht, gerecht zu werden. Das Evangelische Johannesstift entschied sich gegen die Entwicklung von punktuellen Schnittstellen zwischen den einzelnen Systemen und für den Ansatz der ganzheitlichen Softwareintegration, mit deren Umsetzung eTASK in Partnerschaft mit der Model Labs GmbH beauftragt wurde. Dabei profitierte das Projekt entscheidend von den Entwicklungsergebnissen des Forschungsprojekts BIZYCLE, das vom Bundesministerium für Bildung und Forschung gefördert wurde und an dem sowohl eTASK als auch Model Labs als Industriepartner beteiligt waren. In einem ersten Schritt wurde die zukünftige IT-Infrastruktur des Evangelischen Johannesstifts graphisch modelliert, um anschließend die Umsetzung der zu integrierenden IT-Prozesse vorzunehmen. Als Basis dient dabei eTASK.FM-Portal, in dem die Steuerung der Softwarekonnektoren und somit des Datenflusses erfolgt. Das Ergebnis des Integrationsprojekts ist die Verbindung verschiedenster Informationssysteme der Buchhaltung, des Stammdatenmanagements, der Altenpflege und des Immobilienmanagements miteinander, sodass Daten zwischen den Systemen einfacher und schneller fließen können.

Ein Beispiel: Früher war es bei der Datenübertragung vom Immobilienmanagement nach SAP nötig, die Sollstellung von Buchungen, die nicht zugeordnet werden konnten, manuell aus einer Batch-Datei auszulesen. Dieser mitunter äußerst zeitraubende Vorgang erforderte Expertenwissen im Umgang mit Batch-Dateien und konnte somit nicht von jedem Mitarbeiter vorgenommen werden. Heute können die Mitarbeiter mit qualifizierten Meldungen bei der Zuordnung arbeiten. Dies bedeutet, dass nicht erfolgte Buchungen in SAP vom Benutzer über die automatisch erstellte Rückmeldung direkt ausgewertet und korrigiert werden können. Der Arbeitsprozess konnte dadurch pro Buchung um mehrere Minuten verkürzt werden, da heute sowohl die manuelle Datenübertragung als auch die manuelle Fehleranalyse per Batch-Datei schlicht entfallen – allein bei 500 Buchungen eine Zeitersparnis von über 40 Arbeitsstunden. Die Datenhaltung ist nun in allen Systemen konsistent, was auch in anderen Bereichen zu massiven Zeiteinsparungen bei der täglichen Arbeit geführt hat, etwa in der Wirtschaftsprüfung nach GOB.

Clemens Blauert, IT-Leiter des Evangelischen Johannesstifts und Preisträger bei der Wahl zum CIO des Jahres 2010 der Zeitschrift “Computerwoche”, ist von den Vorteilen der konsistenten Datenhaltung in allen Systemen der Organisation überzeugt: „Auch wir in der Sozialwirtschaft bewegen uns in einem anspruchsvollen IT-Umfeld, auch wenn wir keine Autos, sondern Wohlfühlfaktor produzieren. Aber warum sollten die Prozesse in unserem Segment weniger komplex sein? Mit eTASK haben wir einen Partner gefunden, der uns sowohl bei der Verwaltung unserer Immobilien als auch bei der Systemintegration optimal unterstützt. Mit dem CAFM-System von eTASK konnten wir die gewachsenen Anforderungen bei gleichbleibender Manpower bedienen – und das bei stabilen, teilweise sogar reduzierten Kosten. Dank der Effizienzsteigerung haben wir mehr Ressourcen für unser Kerngeschäft, die sozialen Dienste an Menschen, übrig. Darüber sind wir glücklich, denn wir wollen unser Geld nicht für Verwaltungskosten ausgeben, sondern für Menschen.“