Release Highlights eTASK

Ab sofort können Sie nicht nur Daten erstmalig aus Excel importieren, sondern auch bereits vorhandene Zeilen nachträglich aktualisieren.
Diese neue Funktion ermöglicht es, bestehende Daten zu überschreiben und importierte Zeilen mit neuen Inhalten zu füllen.
Zusätzlich können Sie neue Datenzeilen aus einer Exceltabelle direkt zu einer bereits existierenden Tabelle im FM-Portal hinzufügen. Administratoren finden eine spezielle Import-Vorlage in jeder Liste. Bitte beachten Sie, dass bei der Aktualisierung von Daten keine Business-Logik-Prüfung erfolgt. Diese Funktion eignet sich besonders für den initialen Aufbau von Daten vor dem konkreten Start von CAFM, beispielsweise für die Migration von Bestandsdaten aus anderen Systemen.

Entscheiden Sie frei, ob Sie QR-Codes mit GiroCode-Unterstützung auf Ihren Ausgangsrechnungen integrieren möchten. Der QR-Code erleichtert die Zahlung Ihrer Rechnung durch die komfortable Übernahme zahlungsrelevanter Informationen ohne manuelle Eingabe ins Zahlungssystem. Aktivieren Sie den Systemparameter “PRINTGIROQRCODE”, um diese Funktion für Ihr eTASK.FM-Portal freizuschalten.

Mit den aktiven und passiven Rechnungsabgrenzungsposten können Sie eine jährliche Rechnung (Aufwand oder Ertrag) gleichmäßig über einen gewünschten Zeitraum verteilen. Dies ermöglicht eine bessere Beurteilung der Wirtschaftlichkeit der einzelnen Monate. Führen Sie die Abgrenzung direkt bei der Rechnungserfassung durch.

Ab jetzt können Sie Fahrzeuge und Tankbelege mit korrekten Einheiten (Kilowatt für Elektrofahrzeuge anstelle von Litern) eingeben. Die Auswertungen berücksichtigen diese Einheiten nun entsprechend.

Das Outlook Add-In war bisher nur für die Nutzung des regulär voreingestellten hellen Modus in Outlook (Office-Design weiß) optimiert. Dies haben wir nun verändert: Der dunkle Modus (Office-Design schwarz) wird nun mit diesem Release vollständig unterstützt.

Die neu eingeführten Arbeitsplatzgruppen bieten die Grundlage für eine flexible Arbeitsplatzverteilung. Durch diese Gruppen können Sie Personen zu einem Bereich zuordnen und nicht mehr nur zu einem bestimmten Arbeitsplatz. Unter dem Menüpunkt Raumbelegung lässt sich nun das Belegungskonzept einstellen (feste Arbeitsplatzbelegung oder flexible Arbeitsplatzbelegung ). Dieses neu eingeführte Verfahren hat Auswirkungen auf Ihre Arbeitsplatzbelegung und die Flächenabrechnung.

Zu dieser Funktion bieten wir Ihnen über eine Ampel View eine Möglichkeit, fehlende Dateneinträge zu identifizieren. So können sie auf einen Blick sehen, welche Maßnahmen Sie ergreifen müssen, um ihre Arbeitsplatzbelegung und das dazugehörige Reporting zu korrigieren.

Um Ihnen ein transparentes Energiereporting zu ermöglichen, haben wir an einigen Berichten Verbesserungen vorgenommen.

Der Bericht Ablesezettel zeigt nun die im Portal angelegte Struktur von Haupt-und Nebenzählern an. Nebenzähler werden unter dem Hauptzähler eingerückt dargestellt.

Die Berichte Versorgermeldung und Nachhaltigkeitsbericht wurden u.a. um weitere Informationen ergänzt.

• Sie zeigen nun auch die Adresse zum gewählten Standort und die Einheit in der Spalte Verbrauch an.
• Außerdem sehen Sie nun die Summe je Standort und die Gesamtsumme für den im Bericht enthaltenen Verbrauch.
• Zwischenablesungen an Unterzählern werden zusammengefasst und der Summe des Hauptzählers zugeordnet.
• Auch deaktivierte oder getauschte (Haupt-)Zähler sind im Bericht sichtbar.
• Wenn es sich um Gaszähler handelt, sind sowohl m3 also auch kWh als Einheit verfügbar.

Innerhalb eines eTASK Workflows ist es Administrierenden nun möglich, alle versendeten Mails zu einem Datensatz im Workflow Control einzusehen. Ob es sich um Instandhaltungsauftrag, Bestellung oder Ausgangsrechnung handelt – in einem neuen Reiter werden alle zu diesem Vorgang versendeten Mails aufgelistet. Bisher waren diese Mails nur in der Systemsteuerung unter Mailpostfach einsehbar.

Auch bei einem erfolgreich laufenden System lohnt es sich, die Performance im Betrieb zu überprüfen.
Ein schnelles und zuverlässiges FM-Portal reduziert die Wartezeiten für unsere Anwenderinnen und Anwender.

Wir haben das eTASK FM-Portal einer kontinuierlich steigenden Belastung von gleichzeitig (konkurrierenden) Nutzenden ausgesetzt. Unser Testszenario ergab das sehr gute Ergebnis von

•    1000 gleichzeitigen virtuellen Usern innerhalb von fünf Minuten.
•    500 gleichzeitig abgespeicherten Servicetickets
•    500 gleichzeitig ausgeführten Raumsuchen!