Release Highlights eTASK

Bisher konnten alle Übersichtslisten immer nur nach einer Spalte sortiert werden. Mit unserem neuen Release ist eine Mehrfachsortierung von Listen möglich. Alle in der Liste potentiell einblendbaren Spalten können für die Sortierung genutzt werden. Die eingestellte Sortierung kann als personalisierte Ansicht abgespeichert werden und wird auch beim Excel-Export berücksichtigt sowie bei der Excel-Aktualisierung.

Der Assistent Besprechungsraum enthält umfangreiche Möglichkeiten zur Raumbuchung. Um den Assistenten übersichtlicher und barrierefreier zu gestalten, haben wir ihn etwas verschlankt und die Optionen der Komfort- und Favoritenbuchung entfernt. Mit der Benutzerdefinierten Buchung und der Detailbuchung haben Sie immer noch umfangreiche Buchungsmöglichkeiten und können diese wie gewohnt nutzen.Wenn es noch übersichtlicher sein soll, können Sie auch die Schnellbuchung nutzen, um Ihre Besprechungsräume zu buchen.

Sie haben bei Ihren Fahrzeugen die Möglichkeit, Fahrzeugzubehör anzulegen und zu pflegen. Zu diesem Zubehör können Sie nun auch Objekte zuordnen. Durch diese Zuordnung stehen Ihnen alle unsere Prozesse rund um Objekte zur Verfügung – zum Beispiel die Inventur, Wartung und Instandhaltung!​

Nutzen Sie die neue Funktion „Objekt mehrfach kopieren“ oder „Vertrag mehrfach kopieren“ unter Extras im Menü, um mehrere Kopien des geöffneten Datensatzes anzulegen.

Bei der Kopie haben Sie Einfluss auf die Vertragsnummern der kopierten Verträge.

Sind die Kopien erstellt worden, erhalten Sie eine Information über die Systemleiste in der neuen Nachrichtenfunktion.​

Folgende Daten werden zusammen mit dem Vertrag kopiert:

• Optionen
• Verteiler/Ablageorte
• Vertragswert-Details
• Vertragswerte
• Leistungspositionen
• Vertragsereignisse
• Dynamische Merkmale, bei denen der Parameter „leer beim Kopieren“ NICHT ausgewählt wurde

Mit diesem Release haben wir erneut wichtige Fortschritte bei der Barrierefreiheit des FM-Portals erzielt. Das Portal ist nun in mehreren Bereichen besser mit der Tastatur und Screenreadern bedienbar. Die Tab-Reihenfolge in Formularen wurde verbessert, Fehlermeldungen sind präziser und verständlicher formuliert. Zudem haben wir die Kontraste optimiert, aussagekräftigere Link-Texte eingeführt und die Sichtbarkeit des Fokus in der Schnellbuchung und anderen Formularen verbessert. Darüber hinaus wurden technische Probleme bei Alternativ-Texten für Elemente in der Menü-Navigation behoben.

Unser Best-Practice-Workflow für Service-Tickets ermöglicht nun auch die Nutzung von BCF-Dateien. Dabei können sowohl BCF-Tickets in das FM-Portal importiert und dort als Service-Ticket angelegt werden, als auch BCF-Tickets aus dem FM-Portal heraus aus Service-Tickets erstellt werden.
Das Erstellen von BCF-Tickets aus dem Portal heraus erfolgt über das eTASK.API. Die Anbindung des Serviceticket-Workflows an BCF-Dateien erleichtert vor allem das Gewährleistungs- und Mängelmanagement.

Mehr dazu in unserem Support-Center: Service-Ticket / BCF-Datei aus dem BIM-Explorer erstellen

Die Funktion zur Darstellung und Bearbeitung von BCF Tickets im eTASK.BIM-Explorer verfügt zudem nun über eine deutschsprachige Benutzeroberfläche.

Wir haben den Umgang mit deaktivierten Objekten in einigen Auswertungen unserer Inventur-Verwaltung verbessert. Deaktivierte Objekte werden nun entweder nicht mehr angezeigt und sie werden in der Auswertung als deaktiviert gekennzeichnet.

Dies betrifft folgende Auswertungen:

• Basisdaten – Vertragsmanagement – Verträge/Objekte – Übersicht Verträge mit Objekten
• Basisdaten – Vertragsmanagement – Verträge/Objekte – Übersicht Objekte mit Vertragsinformationen
• Infrastrukturelles Gebäudemanagement – Inventur – Berichte – nicht gefundene Objekte
• Infrastrukturelles Gebäudemanagement – Inventur – Berichte – Zuletzt gescannte Objekte

Diese Optimierung der Inventurauswertung steigert die besser Benutzerfreundlichkeit und Effizienz unserer Plattform.

Mit diesem Release haben Sie die Möglichkeit, für alle Ihre Tabellen und Listen individuelle Excel-Auswertungen zu konfigurieren. So funktioniert’s: Passen Sie zunächst Ihre Tabelle an und filtern Sie sie nach Ihren Bedürfnissen für die Excel-Auswertung. Anschließend können Sie die angepasste Liste als Excel-Export-Bericht exportieren, wobei entsprechende Rechte in der Systemsteuerung erforderlich sind. Im individuellen Bericht in der Systemsteuerung legen Sie fest, welche Gruppen Zugriff auf den Export-Bericht haben sollen. Danach können Sie den Excel-Bericht herunterladen und nach Ihren Wünschen anpassen.

Hier sehen eine detaillierte Grafische Erklärung

Excel-Export-Bericht erstellen

Mit dem eTASK -Add-in für Revit können Sie Ihre BIM-Modelle in Revit für den Import in unser eTASK.FM-Portal vorbereiten. Ab sofort ist das eTASK.Revit Addin auch für die neueste Version von Revit 2024 verfügbar.

Im Bereich Property-Management, speziell unter Objektbuchhaltung und Kostenerfassung, steht Ihnen ab sofort der neue Bericht „Offene Posten (Tag)“ zur Verfügung. Dieser Bericht bietet Ihnen mehrere nützliche Funktionen:

Sie können eine Gesellschaftsauswahl treffen, um festzulegen, welche Gesellschaften im Bericht berücksichtigt werden sollen. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, ein Stichtagsdatum in der Vergangenheit anzugeben, um die offenen Posten zu diesem bestimmten Zeitpunkt einzusehen.

Der Bericht bietet klare Vorteile: So können Sie über einen längeren Zeitraum hinweg nachverfolgen, wie zuverlässig Ihre Debitoren ihre Zahlungen leisten.

Ab sofort können Sie nicht nur Daten erstmalig aus Excel importieren, sondern auch bereits vorhandene Zeilen nachträglich aktualisieren.
Diese neue Funktion ermöglicht es, bestehende Daten zu überschreiben und importierte Zeilen mit neuen Inhalten zu füllen.
Zusätzlich können Sie neue Datenzeilen aus einer Exceltabelle direkt zu einer bereits existierenden Tabelle im FM-Portal hinzufügen. Administratoren finden eine spezielle Import-Vorlage in jeder Liste. Bitte beachten Sie, dass bei der Aktualisierung von Daten keine Business-Logik-Prüfung erfolgt. Diese Funktion eignet sich besonders für den initialen Aufbau von Daten vor dem konkreten Start von CAFM, beispielsweise für die Migration von Bestandsdaten aus anderen Systemen.

Entscheiden Sie frei, ob Sie QR-Codes mit GiroCode-Unterstützung auf Ihren Ausgangsrechnungen integrieren möchten. Der QR-Code erleichtert die Zahlung Ihrer Rechnung durch die komfortable Übernahme zahlungsrelevanter Informationen ohne manuelle Eingabe ins Zahlungssystem. Aktivieren Sie den Systemparameter „PRINTGIROQRCODE“, um diese Funktion für Ihr eTASK.FM-Portal freizuschalten.

Mit den aktiven und passiven Rechnungsabgrenzungsposten können Sie eine jährliche Rechnung (Aufwand oder Ertrag) gleichmäßig über einen gewünschten Zeitraum verteilen. Dies ermöglicht eine bessere Beurteilung der Wirtschaftlichkeit der einzelnen Monate. Führen Sie die Abgrenzung direkt bei der Rechnungserfassung durch.

Ab jetzt können Sie Fahrzeuge und Tankbelege mit korrekten Einheiten (Kilowatt für Elektrofahrzeuge anstelle von Litern) eingeben. Die Auswertungen berücksichtigen diese Einheiten nun entsprechend.

Das Outlook Add-In war bisher nur für die Nutzung des regulär voreingestellten hellen Modus in Outlook (Office-Design weiß) optimiert. Dies haben wir nun verändert: Der dunkle Modus (Office-Design schwarz) wird nun mit diesem Release vollständig unterstützt.

Die neu eingeführten Arbeitsplatzgruppen bieten die Grundlage für eine flexible Arbeitsplatzverteilung. Durch diese Gruppen können Sie Personen zu einem Bereich zuordnen und nicht mehr nur zu einem bestimmten Arbeitsplatz. Unter dem Menüpunkt Raumbelegung lässt sich nun das Belegungskonzept einstellen (feste Arbeitsplatzbelegung oder flexible Arbeitsplatzbelegung ). Dieses neu eingeführte Verfahren hat Auswirkungen auf Ihre Arbeitsplatzbelegung und die Flächenabrechnung.

Zu dieser Funktion bieten wir Ihnen über eine Ampel View eine Möglichkeit, fehlende Dateneinträge zu identifizieren. So können sie auf einen Blick sehen, welche Maßnahmen Sie ergreifen müssen, um ihre Arbeitsplatzbelegung und das dazugehörige Reporting zu korrigieren.

Um Ihnen ein transparentes Energiereporting zu ermöglichen, haben wir an einigen Berichten Verbesserungen vorgenommen.

Der Bericht Ablesezettel zeigt nun die im Portal angelegte Struktur von Haupt-und Nebenzählern an. Nebenzähler werden unter dem Hauptzähler eingerückt dargestellt.

Die Berichte Versorgermeldung und Nachhaltigkeitsbericht wurden u.a. um weitere Informationen ergänzt.

• Sie zeigen nun auch die Adresse zum gewählten Standort und die Einheit in der Spalte Verbrauch an.
• Außerdem sehen Sie nun die Summe je Standort und die Gesamtsumme für den im Bericht enthaltenen Verbrauch.
• Zwischenablesungen an Unterzählern werden zusammengefasst und der Summe des Hauptzählers zugeordnet.
• Auch deaktivierte oder getauschte (Haupt-)Zähler sind im Bericht sichtbar.
• Wenn es sich um Gaszähler handelt, sind sowohl m3 also auch kWh als Einheit verfügbar.

Innerhalb eines eTASK Workflows ist es Administrierenden nun möglich, alle versendeten Mails zu einem Datensatz im Workflow Control einzusehen. Ob es sich um Instandhaltungsauftrag, Bestellung oder Ausgangsrechnung handelt – in einem neuen Reiter werden alle zu diesem Vorgang versendeten Mails aufgelistet. Bisher waren diese Mails nur in der Systemsteuerung unter Mailpostfach einsehbar.

Auch bei einem erfolgreich laufenden System lohnt es sich, die Performance im Betrieb zu überprüfen.
Ein schnelles und zuverlässiges FM-Portal reduziert die Wartezeiten für unsere Anwenderinnen und Anwender.

Wir haben das eTASK FM-Portal einer kontinuierlich steigenden Belastung von gleichzeitig (konkurrierenden) Nutzenden ausgesetzt. Unser Testszenario ergab das sehr gute Ergebnis von

•    1000 gleichzeitigen virtuellen Usern innerhalb von fünf Minuten.
•    500 gleichzeitig abgespeicherten Servicetickets
•    500 gleichzeitig ausgeführten Raumsuchen!