Effizienter Gebäudebetrieb dank eTASK Betreiberverantwortung
Durch die Einführung des Moduls Betreiberverantwortung ist der Kunde in der Lage, seine Pflichten effizient und zeitsparend umzusetzen und einen sicheren Gebäudebetrieb zu gewährleisten.
Die Anforderungen an den Betrieb von Industriegebäuden sind vielfältig und anspruchsvoll. Ein großer Maschinenbauhersteller mit Fokus auf Antriebs- und Energielösungen sowie Serviceleistungen für den gesamten Lebenszyklus seiner Produkte steht vor der Herausforderung, den Betrieb von zwei Produktionshallen effizient und zeitgemäß zu organisieren. In diesem Erfahrungsbericht beleuchten wir, wie die Einführung des Moduls Betreiberverantwortung von eTASK die Prozesse optimiert und zu einem sicheren Gebäudebetrieb beiträgt.
Die Ausgangslage: Herausforderungen im Facility Management
Bisher wurden alle Aufgaben im Facility Management und der Betreiberverantwortung mittels Excel-Listen abgewickelt. Eine dezentrale und wenig strukturierte Vorgehensweise führte zu ineffizienten Prozessen und einem erhöhten Aufwand. Um diesen Herausforderungen zu begegnen, entschied sich der Kunde für die Zentralisierung der Prozesse und die Einführung einer Lösung, die Erinnerungs- und E-Mail-Funktionen integriert.
Die Lösung: eTASK Plattform inkl. Modul Betreiberverantwortung
Die zentrale Lösung wurde durch das eTASK.FM-Portal realisiert, das als Plattform für die Digitalisierung von Prozessen und Services im Immobilienbetrieb dient. Dieses Portal bietet eine Vielzahl von Funktionen, darunter die Strukturierung des Gebäude-/Flächenmanagements, Belegungsplanung, Vertrags- und Budgetmanagement sowie ein Dashboard mit wichtigen KPIs. Zusätzlich wurde das Modul Betreiberverantwortung eingeführt, um Instandhaltungsprozesse effizient zu organisieren und Betreiberpflichten sicher zu erfüllen.
Integration von Service Tickets für nahtlose Abläufe
Das eTASK Service Ticket Modul wurde geschickt in die Betreiberverantwortung-Workflows integriert. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, innerhalb eines vorgegebenen Rahmens Services zu bestellen und deren Ausführung zu verwalten. Die direkte Verknüpfung von Service Tickets mit Instandhaltungsprozessen erleichtert die Zuordnung zu den richtigen Personen und beschleunigt den Workflow erheblich.
Einführungsprozess: Herausforderungen meistern
Die Einführung eines CAFM Systems kann eine Herausforderung darstellen, besonders wenn bisher analoge Mischsysteme im Einsatz waren. Durch gezielte Beratung und regelmäßige Austauschtermine konnte der Kunde jedoch sukzessive umfangreiches Wissen aufbauen. Die Schulungen, insbesondere in der Administration des Portals und der Pflege von Objekten, legten den Grundstein für die erfolgreiche Implementierung.
Ergebnisse & Vorteile: Effizienzsteigerung im Betriebsalltag
Die Einführung des eTASKSystems und insbesondere des Moduls Betreiberverantwortung brachte messbare Vorteile mit sich. Alle Objekte sind nun zentral und digital erfasst, Instandhaltungsaufträge sind sauber strukturiert und terminiert. Die klare Firmeninfrastruktur ermöglicht eine Workflow-unterstützte Aufgaben- und Verantwortlichkeitsverteilung. Die Dokumentation von Instandhaltungsprozessen ist auf Knopfdruck verfügbar, und die Kommunikation zwischen allen Beteiligten wurde durch automatisierte Informationssteuerung optimiert.
Fazit: Zukunftssicherer Betrieb durch digitale Transformation
Die Einführung des Moduls Betreiberverantwortung auf der eTASK Plattform hat nicht nur die Effizienz im Gebäudebetrieb gesteigert, sondern auch eine Grundlage für eine zukunftssichere und digitale Transformation geschaffen. Durch die nahtlose Integration von Service Tickets und die umfassende Schulung der Mitarbeiter konnte der Betreiber seinen Pflichten effizient und zeitgemäß nachkommen. Der sichere Gebäudebetrieb ist nun gewährleistet, und das Unternehmen ist optimal für kommende Herausforderungen im Facility Management gerüstet.
