Zahlungsfreigabe

Automatisierter Workflow für den Rechnungseingang und die Zahlungsfreigabe von Rechnungen.

Zahlungen für Lieferantenrechnungen freigeben

Sie haben mit dem eTASK Property Management Modul Zahlungfreigabe die Möglichkeit, Eingangsrechnungen in zwei Freigabestufen je Person entsprechend der Freigabehöhe in einem Workflow bis zur Zahlungsfreigabe durchlaufen zu lassen. Somit stellen Sie sicher, dass jede Rechnung vor Zahlung einer inhaltlichen Überprüfung ausgesetzt wurde und das jede genehmigte Rechnung auch tatsächlich zur Zahlung angewiesen wird.

Erforderliche Prüfungen werden in der Service-Liste personalisiert angezeigt

Auf der Startseite des Portals befindet sich die Service-Liste, die je nach angemeldetem Nutzer anstehende Aufgaben dieses Nutzers anzeigt. Auch erforderliche Freigaben von Eingangsrechnungen werden als Aufgabe in dieser Service-Liste aufgeführt. Dadurch erhält jeder beteiligte bzw. zuständige Mitarbeiter eine optimale Übersicht über seine aktuellen Aufgaben. Außerdem ergibt sich solchermaßen eine Historie von durchgeführten Zahlungsfreigaben je Mitarbeiter.

Workflow zur Zahlungsfreigabe

Jede Rechnung, die im Kostenerfassungs – Workflow gebucht wurde, kann an eTASK Zahlungsfreigabe Workflow zur Prüfung der in Rechnung gestellten Forderungen übergeben werden. Die Freigabe erfolgt in zwei Stufen durch zwei verschiedene Mitarbeiter. Dabei können einzelne Rechnungspositionen geprüft und auf Kostenstellen und weitere Zuordnungen gebucht werden. Auch eine Minderung von Teilleistungen der Rechnung mit Pflicht zur Begründung ist möglich. Nach Erteilung der Zahlungsfreigabe wird die Rechnung zur Bezahlung zurück an die Kostenerfassung von eTASK übergeben und kann von dort via DTA bezahlt werden.

E-Mail-Verkehr

Alle beteiligten Zuständigen werden bei Eingang von neuen Rechnungen, für deren Zahlungsfreigabe sie verantwortlich sind, via E-Mail informiert. Dadurch wird gewährleistet, dass keine Rechnungen ohne Prüfung bleiben.

Historie aller erfolgten Zahlungsfreigaben

Die Liste aller bearbeiteten Rechnungen stellt eine nützliche Historie aller Vorgänge zur Erteilung von Zahlungen dar.

Umlage von Instandhaltungskosten auf Kostenstellen

Vollständige Kosten- und Leistungskontrolle wird durch Rückmeldungen der ausführenden Techniker und die Abrechnung der Instandhaltungskosten auf Kostenstellen gewährleistet.