CAFM-Projektbericht | Bayer Vital

Gebäudemanagement im modernen Neubau des größten deutschen Pharmavertriebs

Lesen sie hier, was die Fachzeitschrift der Facility-Manager über unseren Kunden sagt (PDF).

Im nächsten Schritt wurden die Nutzer des Gebäudes aktiv an das Gebäudemanagementsystem angebunden. Über den Self-Service eTASK.Raumreservierung zur Buchung von Konferenzräumen, der allen Nutzern ohne lokale Softwareinstallation bereitgestellt wurde, konnte einerseits der Aufwand zur Buchung von Besprechungen verringert werden, da keine Telefonhotline, Excellistensammlung oder Sekretariatsbuchungen mehr benötigt werden. Zugleich ist die optimale Auslastung der vorhandenen Raumkapazitäten gewährleistet.

Allein im Jahr 2011 buchten die Bayer-Vital-Mitarbeiter mehr als 12.000 Besprechungen mit wenigen Klicks. Zu jedem Jahreswechsel hat sich zudem die Möglichkeit bewährt, Terminserien für die Jahresplanung frühzeitig zu buchen. Zusätzlich bietet eTASK.Raumreservierung den Nutzern die Möglichkeit, Getränke und Catering zu ihren Raumbuchungen hinzuzufügen. Dank der Anbindung des externen Cateringdienstleisters an eTASK.FM-Portal konnte auch hier der gesamte Prozess rationalisiert werden. Die Abrechnung der angefallenen Cateringkosten über die Kostenstelle des Nutzers liefert darüber hinaus wertvolle Informationen für die interne Kosten- und Leistungsrechnung.

Auch die Ausgabe von Büroartikeln an die Mitarbeiter wurde über die Weboberfläche von eTASK.Lagerverwaltung neu organisiert. An einer zentralen Ausgabestelle werden die angeforderten Artikel ausgebucht und übergeben. Das System kalkuliert daraufhin den aktuellen Bedarf für Nachbestellungen. Mit minimalem Aufwand an nur einer Ausgabestelle konnten so pro Jahr ca. 58.000 Ausgaben reibungslos durchgeführt werden.

Die dritte Möglichkeit für Mitarbeiter vom Gebäudemanagementsystem über einen Self-Service zu profitieren, wird durch das Facility Management Helpdesk eTASK.Service-Ticket bereitgestellt. Über eine Online-Maske werden verschiedene Anfragen an die Facility-Management-Abteilung geschickt – z.B. zur Meldung von Störungen oder zur Anforderung von Botenfahrten, Parkplatzreservierungen und Besucherkarten. Die Anfragen werden im Ticketsystem abgefangen und gemäß den voreingestellten Verteilungsschlüsseln an die jeweilig Zuständigen zugeteilt und bis zur Erledigung weiterbearbeitet. Allein im Jahr 2011 gaben die Mitarbeiter von Bayer Vital über 3.000 dieser Tickets ein – eine wertvolle Informationsquelle für das Facility Management und eine solide Basis für das Berichtswesen.