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CAFM-Projektbericht | Bayer Vital

CAFM-Projektbericht Bayer Vital GmbH

Gebäudemanagement im modernen Neubau des größten deutschen Pharmavertriebs

Um Deutschland, Europa und die Welt mit den neuesten Pharmaprodukten „Made in Germany“ zu versorgen, braucht es einen schlagkräftigen Vertrieb. Daher beschloss Bayer Vital, die Vertriebsgesellschaft des größten deutschen Pharmakonzerns Bayer, nicht nur bei der Versorgung der Bevölkerung mit modernen Arzneimitteln auf Innovation zu setzen, sondern auch bei Bau, Bezug und Betrieb der neuen Zentrale im Herzen des Leverkusener Chemieparks. Diese wurde im Jahr 2009 bezogen und wird seitdem, wie viele weitere Gebäude im Chemiepark auch, mit CAFM-Software von eTASK betrieben.

Die auf sieben Etagen verteilten 1000 Büroarbeitsplätze sowie die mit modernster Technik ausgestatteten 38 Konferenzräume der neuen Zentrale mit der betriebsinternen Hausnummer „K56“ wurden vollständig in eTASK.CAD erfasst, nachdem der in eTASK.Umzugsmanagement organisierte Umzug aus den verschiedenen vorherigen Standorten abgeschlossen war.

Bereits 2010 war das browsergesteuerte Gebäudemanagementsystem eTASK.FM-Portal voll operationsfähig, angefangen beim Import von mehr als 12.000 Personaldatensätzen mittels einer Schnittstelle an die Bayer-Personaldatenbank über die feste Zuordnung der Mitarbeiter zu den von ihnen belegten Räumen sowie die Erfassung der 40.000 qm² Bruttogeschossfläche nach DIN 277 bis zur mobilen Erfassung und digitalen Verortung von 13.200 Inventarobjekten.

Lesen sie hier, was die Fachzeitschrift der Facility-Manager über unseren Kunden sagt (PDF).

CAFM-Projektbericht eTASK Kunde Bayer Vital GmbH

Im nächsten Schritt wurden die Nutzer des Gebäudes aktiv an das Gebäudemanagementsystem angebunden. Über den Self-Service eTASK.Raumreservierung zur Buchung von Konferenzräumen, der allen Nutzern ohne lokale Softwareinstallation bereitgestellt wurde, konnte einerseits der Aufwand zur Buchung von Besprechungen verringert werden, da keine Telefonhotline, Excellistensammlung oder Sekretariatsbuchungen mehr benötigt werden. Zugleich ist die optimale Auslastung der vorhandenen Raumkapazitäten gewährleistet.

Allein im Jahr 2011 buchten die Bayer-Vital-Mitarbeiter mehr als 12.000 Besprechungen mit wenigen Klicks. Zu jedem Jahreswechsel hat sich zudem die Möglichkeit bewährt, Terminserien für die Jahresplanung frühzeitig zu buchen. Zusätzlich bietet eTASK.Raumreservierung den Nutzern die Möglichkeit, Getränke und Catering zu ihren Raumbuchungen hinzuzufügen. Dank der Anbindung des externen Cateringdienstleisters an eTASK.FM-Portal konnte auch hier der gesamte Prozess rationalisiert werden. Die Abrechnung der angefallenen Cateringkosten über die Kostenstelle des Nutzers liefert darüber hinaus wertvolle Informationen für die interne Kosten- und Leistungsrechnung.

Auch die Ausgabe von Büroartikeln an die Mitarbeiter wurde über die Weboberfläche von eTASK.Lagerverwaltung neu organisiert. An einer zentralen Ausgabestelle werden die angeforderten Artikel ausgebucht und übergeben. Das System kalkuliert daraufhin den aktuellen Bedarf für Nachbestellungen. Mit minimalem Aufwand an nur einer Ausgabestelle konnten so pro Jahr ca. 58.000 Ausgaben reibungslos durchgeführt werden.

Die dritte Möglichkeit für Mitarbeiter vom Gebäudemanagementsystem über einen Self-Service zu profitieren, wird durch das Facility Management Helpdesk eTASK.Service-Ticket bereitgestellt. Über eine Online-Maske werden verschiedene Anfragen an die Facility-Management-Abteilung geschickt – z.B. zur Meldung von Störungen oder zur Anforderung von Botenfahrten, Parkplatzreservierungen und Besucherkarten. Die Anfragen werden im Ticketsystem abgefangen und gemäß den voreingestellten Verteilungsschlüsseln an die jeweilig Zuständigen zugeteilt und bis zur Erledigung weiterbearbeitet. Allein im Jahr 2011 gaben die Mitarbeiter von Bayer Vital über 3.000 dieser Tickets ein – eine wertvolle Informationsquelle für das Facility Management und eine solide Basis für das Berichtswesen.

 
Projekt in Zahlen
Kunde Bayer Vital GmbH
Projektstart 2009
Gebäude 3 Gebäude im Chempark Leverkusen allein von Bayer Vital, zzgl. weiterer Gebäude anderer Bayer-Divisionen
Verwaltete Fläche Über 40.000 qm BGF
Verwaltete Instandhaltungsobjekte ca. 2.300
Eingesetzte eTASK-Produkte eTASK.FM-Portal, eTASK.Service-Ticket, eTASK.Raumreservierung, eTASK.Lagerverwaltung, eTASK.CAD, eTASK.Inventur, eTASK.Flächenmanagement, eTASK.Personenmeldesystem

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