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CAFM-Projektbericht | Sparkassenakademie Bayern

CAFM-Projektbericht der Sparkassenakademie Bayern

Papierlose mobile Anlageninventur im größten Akademiegebäude der deutschen Sparkassen

Wieviele Möbel haben wir eigentlich? Und wo stehen sie? Und wann müssen sie ersetzt werden? Dies sind nur einige der Fragen, die sich der Sparkassenakademie Bayern im Juli 2011 stellten. Angesichts der Größe des Akademiegebäudes in Landshut keine leichten Fragen, denn dort verteilen sich Tausende Möbel, Sanitärobjekte und andere Einrichtungsgegenstände auf über 1800 Räume.

Nachdem im Winter 2010 die Flächendokumentation im eTASK CAFM-System erfolgreich abgeschlossen war, entschied sich die Sparkassenakademie für den Ausbau des Grundsystems um unsere Inventur Software, um die Fragen nach dem Möbelbestand zu beantworten. Mit mobilen Barcodescannern nahmen zwei Mitarbeiter der Sparkassenakademie Bayern innerhalb von drei Wochen 14.711 Assets auf, verteilt auf über 30.000 Quadratmetern. Dazu wurden zunächst ca. 400 Objektvorlagen erstellt, mit deren Hilfe die Möbel beim Rundgang durch die Räume der Akademie direkt vor Ort erfasst wurden – ohne einen einzigen Bleistift. Dabei wurde die Objektvorlage über den Barcodescanner eingelesen und anschließend mit dem im selben Arbeitsgang aufgeklebten Barcode des Möbelstücks verknüpft. Da zusätzlich jeder Raum mit einem Barcodeetikett am Türrahmen ausgestattet wurde, konnten die Mitarbeiter der Akademie in einem Arbeitsgang das Möbelstück mobil erfassen, über die Objektvorlage mit Informationen ausstatten (Name, Code, Maße, Foto etc.) und im Gebäude verorten.

Das Ergebnis ist eine zentrale Inventarliste, die im CAFM-System zur Verfügung steht und dort weiter bearbeitet und ausgewertet werden kann. Dank der erfolgreichen Anlageninventur kann die Sparkassenakademie Bayern nun den Austausch und die Vereinheitlichung des Möbelbestandes angehen, da erstmals detaillierte und umfassende Informationen über Art, Anzahl und Verbleib des kompletten Möbelbestands vorliegen. Holger Immke, Leiter der Haustechnik im Akademiegebäude, sieht die Vorteile der Anlageninventur in der Weiterverwendbarkeit der erfassten Daten: „Wir können nach erfolgter Bestandsdokumentation nun strategischer planen als zuvor. So werden die erfassten Sanitärobjekte zukünftig über eTASK.Instandhaltung an die Wartungsplanung angebunden. Außerdem gibt uns das System die Möglichkeit, problemlos und ohne Folgekosten weitere Assets zu inventarisieren.

Im Jahr 2012 steht die Aufnahme der IT-Assets ebenso an wie die Inventarisierung der Großraumküche und der Mediothek mit Büchern, Filmen und Abspielgeräten. Da die Lizenz des CAFM-Systems nicht an die Anzahl der User gebunden ist, sind wir sehr flexibel, was die Softwarenutzung angeht. So werden wir demnächst beispielsweise alle Mitarbeiter der Haustechnik an das System anschließen, ohne dass Mehrkosten entstehen.“

 
Projekt in Zahlen
Kunde Sparkassenakademie Bayern
Projektstart Januar 2010
Assets ca. 15.000
Quadratmeter 30.000 BGF
Plattformen / Technologien eTASK.FM-Portal
Produkte eTASK.Inventur

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