Erfolgreiche Integration von BIM-Daten, Implementierung von eTASK.SmartReservation und Integration von customized Lösungen in diversen eTASK Modulen bei der Wintershall Dea AG:
Eine Erfolgsgeschichte im Facility Management
In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt sind Effizienz und nahtlose Arbeitsabläufe für den Erfolg eines Unternehmens entscheidend. Eine herausragende Leistung in diesem Bereich ist die Integration von Building Information Modeling (BIM)-Daten in das Facility Management (FM) und die Implementierung von eTASK.SmartReservation (Raumbuchung Add-In für Microsoft Outlook) für die Wintershall Dea AG. Dieser Projektbericht dokumentiert die Herausforderungen, Lösungen und die beeindruckenden Ergebnisse dieses wegweisenden Projekts.
Herausforderungen:
Die Wintershall Dea AG sah sich verschiedenen Herausforderungen gegenüber, die es zu bewältigen galt, darunter:
- Integration der BIM-Daten ins FM:
Die nahtlose Integration von BIM-Daten ins FM über das PlanCalNOVA-System mittels IFC war eine komplexe Aufgabe, die sorgfältige Planung und technische Expertise erforderte. Darüber hinaus wurde innerhalb des Projekts die Schlüsselverwaltung aus einem Fremdsystem migriert. - Implementierung von eTASK.SmartReservation:
Die Einführung von eTASK.SmartReservation zur Verwaltung von Besprechungsräumen und -ressourcen war eine weitere bedeutende Herausforderung, die bewältigt werden musste. - Optimierung von firmeninternen Prozessen durch Anpassungen der eTASK Module im Rahmen der Catering-Buchungen oder Bestellung von Ressourcen. Automatische Integration der Mitarbeiterdaten per Schnittstelle für eine optimierte Anwendung.
- Umstellung von papierbasierten Workflows auf digitale Workflows hat zweifellos viele Vorteile, insbesondere wenn es um die Verwaltung verschiedener Prozesse wie Servicetickets, Instandhaltung, Umzüge und Inventur geht.
Die Herausforderung besteht jedoch darin, eine Lösung zu finden, die diese Vielfalt an Anforderungen flexibel unterstützen kann.
Lösungen:
Um diesen Herausforderungen zu begegnen, wurden folgende Lösungen implementiert:
- Datenübertrag
Hier wurde aus dem eTASK ein Export mit GUID‘s erzeugt und über die Raumcodes mit PlanCalNova ausgetauscht, damit die Daten verbunden wurden, anschließend wurde das Delta gesichtet und bereinigt. - Zusammenarbeit mit der IT:
Engagierte Zusammenarbeit mit der IT half, technische Barrieren zu überwinden und eine nahtlose Integration über AzureAD (jetzt Microsoft Entra ID) und Office365 sicherzustellen. - Einbindung der unterschiedlichen Bearbeiter-Gruppen:
Die verschiedenen Bearbeiter-Gruppen wurden aktiv in den Prozess einbezogen, und kundenspezifische Anpassungen kontinuierlich vorgenommen, um den sich ändernden Anforderungen gerecht zu werden. - Zusätzlich wurde ein neu aufgebautes Raumdisplay-System integriert, welches das ganzheitliche SmartReservation System perfektionierte.
Automatisierung und Optimierung von Prozessen:
Ein zentraler Aspekt des Projekts war die Automatisierung und Optimierung von Prozessen, um die Effizienz zu steigern und den Arbeitsablauf zu verbessern.
Dies wurde erreicht durch:
- Workshops, Brainstorming-Sitzungen und die Analyse der Kernprozesse zur Identifizierung und Umsetzung von Automatisierungsmöglichkeiten. Lessons Learned aus den bisherigen Prozessen zur Optimierung der neuen Lösungen wurden integriert.
- Nutzung von Tickets zur Steuerung der Prozesse und Workflows, was eine effektive Zuweisung von Infos an die entsprechenden Ansprechpartner ermöglichte.
- Verbesserung der Übersichtlichkeit durch Karten zur Raumbelegung und Implementierung permanenter Inventuren bei Umzügen.
- Verknüpfung von Daten zwischen verschiedenen Modulen und zentrale Verwaltung von Objekten und Ressourcen durch eTASK.
Ergebnisse und Erfolge:
Die erzielten Ergebnisse und Erfolge des Projekts waren herausragend:
- Die positive Resonanz der Mitarbeiter zeigt deutlich den Mehrwert der Implementierung von eTASK.SmartReservation für die Raumbuchung und Catering. Eine effektive Auslastung der Besprechungsräume ist entscheidend für die Optimierung von Ressourcen und die Förderung einer produktiven Arbeitsumgebung. Die höhere Erfolgsquote bei Besprechungen und Veranstaltungen deutet darauf hin, dass die Mitarbeiter die neuen Funktionen effektiv nutzen und dadurch ihre Arbeitseffizienz steigern können. Solche positiven Rückmeldungen sind ein gutes Zeichen für den Erfolg der Implementierung und zeigen, dass das System die Bedürfnisse der Nutzer erfüllt. Das Ticketsystem wurde von den Mitarbeitern positiv aufgenommen und trägt zur effizienten Abwicklung von Anfragen und Aufträgen bei.
- Eine sorgfältige Pflege der Daten und Informationen und eine kontinuierliche Betreuung sind entscheidend für den langfristigen Erfolg und die Wirksamkeit der implementierten Lösungen. Die neu aufgebaute Schnittstelle für die Personaldaten aus der Azure AD stellt bei dieser Datenpflege eine enorme Erleichterung dar.
Fazit:
Insgesamt waren die Projekte zur Integration von BIM-Daten ins FM und zur Implementierung von eTASK sowie die weiteren Maßnahmen zur Optimierung der Anwendung und Prozesse ein voller Erfolg. Die enge Zusammenarbeit mit dem Kunden Wintershall Dea AG, die technische Expertise und die kontinuierliche Optimierung der Prozesse ermöglichten es, die gesteckten Ziele zu erreichen. Die implementierten Lösungen tragen dazu bei, die Effizienz und Produktivität in den deutschen Unternehmensstandorten von Wintershall Dea AG nachhaltig zu steigern.
Die Erfolgsgeschichte von Wintershall Dea AG zeigt eindrucksvoll, wie innovative Lösungen und eine maßgeschneiderte Integration von Technologien von eTASK einen entscheidenden Beitrag zur Optimierung von Unternehmensprozessen leisten können.
