Effiziente Verwaltung durch eTASK Lösungen – Betreiberverantwortung
Die Grundstücksgesellschaft Baumarkt GmbH & Co. KG sowie Grundstückgesellschaft Bauwelt GmbH & Co. KG, ansässig im Raum Hamburg – Seevetal, betreibt eine Vielzahl von Privat- und Profibaumärkten 4 Baumärkte und 12 Baustoffhändler sowie dazugehörige Lager- und ein Verwaltungsgebäude. Mit einem Portfolio von 40 Gebäuden und über 500 Räumen und Bereichen stellt die Verwaltung und Instandhaltung eine komplexe Herausforderung dar. Dank der Implementierung des FM-Portals von eTASK hat das Unternehmen seine Verwaltungsprozesse optimiert und die Effizienz in der Instandhaltung erheblich gesteigert. In diesem Bericht zeigen wir, wie eTASK das Facility-Management der Grundstücksgesellschaft Baumarkt GmbH & Co. KG in den letzten Jahren erleichtert hat.
Ausgangssituation und Herausforderungen
Die Grundstücksgesellschaft Baumarkt GmbH & Co. KG verwaltet eine Vielzahl an Gebäuden, die sich über eine Fläche von ca. 100.000 m² erstrecken. Diese Größe umfasst nicht nur die Innenflächen, sondern auch größere Dachbereiche, die in die Gesamtfläche einbezogen sind. Das Unternehmen ist im Baustoff- und Produktenhandel für Privat- und Gewerbekunden tätig, was eine hohe Komplexität in der Verwaltung von Gebäuden, Räumen und zugehörigen Anlagen bedeutet.
Vor der Einführung der eTASK Lösung gab es Schwierigkeiten, die Instandhaltung effizient zu steuern, da die Datengrundlage unzureichend war. Wartungsverträge, Raumdaten und Zustandsinformationen waren nicht ausreichend erfasst, was zu Verzögerungen bei Reparaturen, ungenutzten Ressourcen und ineffizienten Arbeitsabläufen führte. Die Datenlage erschwerte die Umsetzung eines durchgängigen Facility-Managements und bedeutete in der Praxis oft, dass auf einzelne Probleme nur reaktiv statt präventiv reagiert werden konnte.
Einführung des FM -Portals von eTASK
Im September 2022 entschied sich die Grundstücksgesellschaft Baumarkt/Bauwelt GmbH & Co. KG für die Einführung des eTASK FM-Portals, um die Verwaltung ihrer Gebäude und Anlagen zu optimieren. Der Einstieg erfolgte dabei auf Basis eines sukzessiven Datenaufbaus durch den Kunden selbst, unterstützt durch die cloudbasierte Struktur des Systems. Dies ermöglichte eine flexible und schrittweise Erfassung aller relevanten Gebäudedaten und Vertragsinformationen, was gerade bei der Einführung eines neuen Systems entscheidende Vorteile mit sich bringt.
Die eTASK Lösung hat sich besonders in der Instandhaltung als äußerst wirkungsvoll erwiesen. Zu Beginn des Projekts war die Ausgangsdatenlage begrenzt, doch durch kontinuierliche Datenerfassung und -pflege wurde eine umfassende und verlässliche Datenbasis geschaffen. Diese Daten bilden nun das Rückgrat für sämtliche Facility-Management-Prozesse und ermöglichen es dem Kunden effizienter und vorausschauender zu bewirtschaften.
Instandhaltung mit eTASK: von 30 Wartungsverträgen zum integrieten System
Die Grundstücksgesellschaft Baumarkt/Bauwelt GmbH & Co. KG verwaltet rund 30 Wartungsverträge im Bereich der Instandhaltung. Diese Verträge betreffen unterschiedliche Gewerke und Dienstleistungen, wie z. B. Gebäudereinigung, Klimaanlagenwartung, Hauptsächlich werden Wartungen im Bereich des Brandschutzes und Heizungsanlagen durchgeführt und andere technische Anlagen. Vor der Implementierung des eTASK FM-Portals war es schwierig, den Überblick über diese Verträge zu behalten und sicherzustellen, dass alle Wartungsmaßnahmen rechtzeitig und gemäß den vereinbarten Fristen durchgeführt wurden.
Mit eTASK konnten alle Wartungsverträge und Instandhaltungsmaßnahmen zentral erfasst und in einem einzigen System abgebildet werden. Dies ermöglicht es den Verantwortlichen, einen vollständigen Überblick über den Zustand der verschiedenen Gebäude und technischen Anlagen zu erhalten. Darüber hinaus bietet das FM-Portal Funktionen zur Automatisierung von Wartungsaufgaben. So werden die zuständigen Techniker und Dienstleister automatisch an anstehende Wartungstermine erinnert, und Berichte über durchgeführte Wartungsarbeiten können direkt im System hinterlegt werden.
Verbesserung der Datengrundlage und Optimierung der Prozesse
Ein zentraler Vorteil des eTASK FM-Portals liegt in der Schaffung einer konsistenten Datengrundlage. Zu Beginn des Projekts war die Datenlage der Grundstücksgesellschaft Baumarkt/ Bauwelt GmbH & Co. KG lückenhaft. Durch den sukzessiven Aufbau und die Integration sämtlicher relevanter Informationen hat das Unternehmen heute Zugriff auf eine umfassende Datenbank, die als Grundlage für alle Entscheidungen im Facility-Management dient.
Alle Gebäude, Räume und Anlagen sind nun detailliert im System erfasst, und es gibt vollständige Informationen über Wartungsverträge, Inspektionsintervalle, Kosten und Zustandsbewertungen. Durch die klare Übersicht und die Automatisierung vieler Prozesse hat das Unternehmen die Effizienz seiner Betriebsabläufe erheblich steigern können. Dies hat nicht nur zu Kosteneinsparungen geführt, sondern auch zu einer Verbesserung der Servicequalität für Kunden und Mitarbeiter. Vor allem geht es um die Sicherheit der Gebäude, da die Brandschutzeinrichtungen elementar wichtig sind.
Cloud-Lösung für Flexibilität und Skalierbarkeit
Die cloudbasierte Struktur des eTASK FM-Portals bietet der Grundstücksgesellschaft zahlreiche Vorteile. Die zentrale Datenspeicherung in der Cloud ermöglicht den Zugriff auf alle relevanten Informationen von jedem Ort und zu jeder Zeit. Dies ist besonders in einem Unternehmen von Vorteil, das über mehrere Standorte und Gebäude verteilt arbeitet. Auch die schrittweise Einführung und der kontinuierliche Datenaufbau durch den Kunden waren durch die Cloud-Architektur problemlos mit kleinen Hörden möglich.
Darüber hinaus sorgt die Cloud-Lösung dafür, dass das System flexibel skalierbar ist. Sollten in Zukunft weitere Gebäude oder Standorte hinzukommen, können diese einfach in das bestehende System integriert werden, ohne dass aufwendige Anpassungen oder Hardwareinvestitionen notwendig sind.
Fazit
Die Implementierung des eTASK FM-Portals hat der Grundstücksgesellschaft Baumarkt / Bauwelt GmbH & Co. KGeinen deutlichen Schritt in Richtung eines modernen, effizienten und datengetriebenen Facility-Managements ermöglicht. Durch die zentrale Verwaltung von über 40 Gebäuden und 500 Räumen, die Integration der Instandhaltungs- und Wartungsverträge sowie das Fuhrparkmanagement konnte das Unternehmen seine Prozesse optimieren und gleichzeitig Kosten senken.
Die sukzessive Datenaufbereitung und -integration hat es der Grundstücksgesellschaft Baumarkt/ Bauwelt GmbH & Co. KG ermöglicht, auf eine verlässliche und umfassende Datengrundlage zuzugreifen, die als Basis für zukünftige Entscheidungen und Optimierungen dient. Dank der cloudbasierten Struktur des eTASK Systems bleibt das Unternehmen flexibel und zukunftssicher – bereit, sich den Herausforderungen eines wachsenden Marktes zu stellen.
