Nutzung der Lizenzen und Workflows bei der ProSiebenSat.1 Media SE
ProSiebenSat.1 Media SE hat in den letzten Jahren signifikante Fortschritte bei der Digitalisierung des Gebäudemanagements gemacht. Mit der Einführung des CAFM-Systems von eTASK wurde eine umfassende Lösung implementiert, um den Gebäudebetrieb und damit verbundene Prozesse effizient zu gestalten. Im Fokus dieses Berichts steht die Nutzung der erworbenen Lizenzen und Workflows.
Erworbene Lizenzen und Produkte
Der Kunde nutzt eine breite Palette an Standardprodukten von eTASK, um den Gebäudebetrieb zu optimieren. Die wichtigsten Lizenzen sind:
- FM-Portal:
Zentrales Portal für das Facility Management, das als Plattform zur Verwaltung von Gebäuden, Flächen und Prozessen dient. - Service-Ticket:
Ermöglicht die einfache und effiziente Verwaltung von Störungsmeldungen und Serviceanfragen im Gebäudemanagement. - Personaldatenschnittstelle:
Automatisierte Datenübertragung zwischen verschiedenen Systemen für eine nahtlose Verwaltung von Personalinformationen. - Flächenabrechnung:
Verwaltung und Abrechnung von genutzten Flächen, besonders relevant für Umzugs- und Belegungsplanung. - BIM:
Integration von Building Information Modeling, um das digitale Gebäudemodell für den Betrieb nutzbar zu machen. - Freiflächenmanagement:
Verwaltung von Außenbereichen und nicht bebauten Flächen. - Umzugsmanagement:
Tool zur Koordination und Umsetzung von internen Umzügen. - DeskSharing:
Unterstützung bei der flexiblen Arbeitsplatzvergabe und Desk-Sharing-Modellen. - Onboarding:
Unterstützung des Prozesses zur Integration neuer Mitarbeiter in das Unternehmen, einschließlich der Bereitstellung von Arbeitsplätzen und Zugängen. - Inventur:
Verwaltung und Nachverfolgung des Inventars in den Gebäuden. - Schlüsselverwaltung:
Management von Zugangsberechtigungen und Schlüsseln für Mitarbeiter. - Parkraummanagement:
Verwaltung und Zuweisung von Parkplätzen. - Türschilder:
Digitale Türschild-Verwaltung zur Kennzeichnung von Räumen und Büros.
Schnittstellen und Datenintegration
Um eine reibungslose Datenintegration zwischen den bestehenden IT-Systemen und dem eTASK CAFM zu gewährleisten, wurden mehrere Schnittstellen implementiert. Diese ermöglichen einen automatisierten Datenaustausch zwischen SAP, WPS und weiteren Systemen:
- SAP Connector Personal und Kostenstellen:
Überträgt Personal- und Kostenstellendaten von SAP nach eTASK. - WPS Connector:
Überträgt Objekttypen, Matchcodes und Adressdaten zwischen eTASK und dem WPS-System. - SAP Connector Anlagen Finanzbuchhaltung:
Ermöglicht den Austausch von Anlagendaten zwischen SAP und eTASK. - Recade Connector:
Verbindet eTASK mit der Poststelle und optimiert damit die Abläufe bei der Verarbeitung von Postsendungen. - KABA EXOS Personal Konnektor:
Bidirektionale Schnittstelle zwischen dem Zutrittskontrollsystem KABA EXOS und eTASK.
Zusätzlich gibt es mehrere Standard-APIs, um Gebäude-, Personen- und Adressdaten nahtlos mit anderen Plattformen wie ServiceNow und dem Intranet der ProSiebenSat.1 Media SE zu synchronisieren.
Customized Workflows und Prozesse
Neben den Standardlösungen hat der Kunde spezifische Workflows und Prozesse implementiert, um seine individuellen Anforderungen besser zu erfüllen. Zu den wichtigsten maßgeschneiderten Workflows gehören:
- Serviceticket mit Eskalation:
Ein Workflow, der sicherstellt, dass dringende Service-Tickets eskaliert und priorisiert bearbeitet werden. - Umzugsworkflow mit Serviceticket-Anbindung:
Dieser Workflow verbindet Umzugsaufgaben mit den entsprechenden Service-Tickets, um eine transparente Nachverfolgung zu gewährleisten. - On-/Offboarding Workflow:
Ein automatisierter Prozess zur Verwaltung der Mitarbeiter-Ein- und -Austritte, einschließlich Arbeitsplatzzuweisung, IT-Anbindung und Schlüsselausgabe. - Stellplatzvergabe Workflow:
Unterstützt die automatisierte Vergabe und Verwaltung von Parkplätzen.
Nutzung der Funktionen
ProSiebenSat.1 nutzt die Mehrzahl der erworbenen Produkte aktiv. Die Implementierung umfasst sowohl Standard- als auch maßgeschneiderte Lösungen, die an die speziellen Anforderungen des Unternehmens angepasst wurden. Es gibt aktuell keine Produkte im Portfolio, die gekauft, aber nicht im Einsatz sind, was die Effektivität und den hohen Nutzungsgrad der eTASK-Lösung unterstreicht.
Fazit
Die umfassende Nutzung der eTASK-Produkte und Workflows zeigt den Erfolg der digitalen Transformation bei der ProSiebenSat.1 Media SE. Durch die Kombination aus Standardlösungen und maßgeschneiderten Workflows hat das Unternehmen eine maßgebliche Optimierung seiner Facility Management-Prozesse erreicht. Besonders hervorzuheben ist die effiziente Integration verschiedener Schnittstellen und die nahtlose Verbindung zwischen dem BIM-Modell und den Betriebsprozessen. Dies ermöglicht nicht nur eine bessere Planung und Verwaltung, sondern auch eine flexible Reaktion auf betriebliche Anforderungen.
