Erfolgreiche Integration und Digitalisierung bei der DONAU TREUHAND durch eTASK
Die DONAU TREUHAND GmbH & Co. KG ist ein führendes Unternehmen in der Immobilienverwaltung aus Niederbayern, das die Verwaltung von Immobilien im Eigen- und Fremdbesitz verwaltet. Anzahl der verwalteten Einheiten: mehr als 9000 Wohn- und Gewerbeeinheiten, gemischte Nutzung.
Projektziele
- Optimierung des Property-Managements durch eTASK.Property-Management und der Betreiberverantwortung.
- Verbesserung der Datenintegration und Migration.
- Vorbereitung der Nutzung von Building Information Modeling (BIM).
- Verbesserung der Kommunikationswege und Datentransparenz.
Projektbeschreibung
Installation und Workshops
Die Installation unserer eTASK Software erfolgte On-Premise. Zur Klärung der Integration in den Unternehmensverbund und zur Prüfung der vorhandenen Daten aus verschiedenen Quellen wurden drei intensive Workshoptage vor Ort von eTASK durchgeführt. Diese dienten der Erstellung eines Konzepts für die Datenmigration.
Datenmigration und BIM-Nutzung
Ein wesentlicher Bestandteil des Projekts war die Vorbereitung der BIM-Nutzung in Zusammenarbeit mit den externen Dienstleistern des Kunden. Dies sollte sicherstellen, dass die Architektur und die dazugehörigen Daten nahtlos integriert werden können.
Schulungen und Unterstützung
Zusätzlich zu den Workshops wurden drei Tage Schulungen vor Ort durchgeführt, um die Mitarbeiter im eTASK.Property-Managements zu schulen. Parallel dazu fand die Unterstützung bei der Inbetriebnahme der Betreiberverantwortung online statt.
Mehrere Online-Meetings mit einer Dauer von 1-2 Stunden wurden organisiert, um bei dem Umgang der eTASK. Betriebskostenabrechnung zu unterstützen.
eTASK Mobile Inventur zur Erfassung technischer Objekte
Im Rahmen der Betreiberverantwortung ist die genaue Erfassung und Verwaltung technischer Objekte von zentraler Bedeutung. Hierzu wurde das System eTASK Mobile Inventur beauftragt. Ziel dieses Systems ist es, die Wartungen und Inspektionen der erfassten Objekte zentral und workflowgesteuerten zu dokumentieren und zu verwalten.
Zielsetzung
Die Einführung von eTASK Mobile Inventur verfolgt primär die folgenden Ziele:
- Erfassung technischer Objekte: Vollständige und präzise Erfassung aller relevanten technischen Objekte.
- Betreiberverantwortung: Sicherstellung, dass alle Objekte gemäß gesetzlichen und betrieblichen Vorgaben gewartet und inspiziert werden.
- Zentrale Dokumentation: Zentralisierte und workflowgesteuerten Dokumentation aller Wartungs- und Inspektionsvorgänge.
Herausforderungen und Lösungen
Die DONAU TREUHAND ist ein enger Partner der Kapfinger Gruppe und arbeitet mit externen Dienstleistern für die Administration und Modellpflege zusammen. Dies führte zu komplexen Kommunikationswegen und einer verteilten Datenpflege, insbesondere bei Mietvertragsverhandlungen. Unsere Hauptaufgabe bestand darin, Systembrüche zu erkennen und, diese, elektronisch zu überwinden, vorwiegend in der Buchhaltung und bei den Modellen, die zuvor als PDF vorlagen.
Ergebnisse
- Überwindung der Systembrüche: Die Integration von Buchhaltung, Architektur und wartungsrelevanten Objekten wurde erfolgreich umgesetzt.
- Verbesserte Kommunikation: Die Kommunikation in den Mietvertragsabstimmungen wurde deutlich verbessert.
- Konsistente und redundanzfreie Datenspeicherung: Es wurde ein „Single Point of Truth“ geschaffen, um die Datenkonsistenz zu gewährleisten.
- Automatisierte Betriebskostenabrechnung: Die Betriebskostenabrechnung wurde durch eTASK. Betriebskostenabrechnung automatisiert, um Effizienz und Genauigkeit zu steigern.
Das Projekt bei der DONAU TREUHAND GmbH & Co. KG zeigt, wie durch gezielte Workshops, Schulungen und die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern eine erfolgreiche Integration und Digitalisierung im Bereich der Immobilienverwaltung erreicht werden kann. Die verbesserten Prozesse und die erhöhte Datenqualität tragen maßgeblich zur Effizienzsteigerung und besseren Entscheidungsfindung bei.
