Zahlungsfreigabe

Automatisierter Workflow für den Rechnungseingang und die Zahlungsfreigabe von Rechnungen.

Verlässliche Prozesse für die Rechnungsfreigabe

In der Praxis zeigt sich immer wieder: Ohne klare Abläufe bei der Zahlungsfreigabe schleichen sich schnell Fehler ein. Eingangsrechnungen landen im Postfach, werden vielleicht weitergeleitet – aber wer prüft sie eigentlich, und wann? Wer gibt sie endgültig frei? Wenn an dieser Stelle keine durchdachten Prozesse greifen, kann es zu doppelten Zahlungen, unbeabsichtigten Überweisungen oder schlicht zu Verzögerungen kommen. Ein strukturierter Freigabeworkflow schafft hier Abhilfe: Er sorgt dafür, dass jede Rechnung geprüft und genehmigt wird – bevor sie zur Zahlung kommt. Das bringt nicht nur mehr Kontrolle und Transparenz, sondern schützt das Unternehmen auch vor finanziellen Risiken.

Mit dem Modul Zahlungsfreigabe haben Sie die Möglichkeit, Eingangsrechnungen in zwei Freigabestufen je Person entsprechend der Freigabehöhe in einem definierten Workflow zu prüfen und freizugeben. So stellen Sie sicher, dass jede Rechnung vor der Zahlung einer inhaltlichen und formellen Kontrolle unterzogen wurde – und dass ausschließlich genehmigte Rechnungen zur Zahlung angewiesen werden. Der mehrstufige Freigabeprozess schafft klare Verantwortlichkeiten, reduziert Fehlerquellen und erhöht die Effizienz im Rechnungswesen.

Erforderliche Prüfungen – personalisiert und übersichtlich

Auf der Startseite Ihres Portals finden Sie die Service-Liste, die genau auf den angemeldeten Nutzer zugeschnitten ist. Hier werden alle anstehenden Aufgaben angezeigt – darunter auch die Freigaben von Eingangsrechnungen, für die der Nutzer verantwortlich ist. So hat jeder Mitarbeiter jederzeit eine optimale Übersicht über seine aktuellen Prüf- und Freigabeaufgaben. Gleichzeitig wird damit eine nachvollziehbare Historie aller durchgeführten Zahlungsfreigaben pro Mitarbeiter aufgebaut.

Automatische Benachrichtigung und transparente Historie

Sobald eine neue Rechnung zur Zahlungsfreigabe ansteht, erhalten alle zuständigen Mitarbeiter automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung. So stellen Sie sicher, dass keine Rechnung unbeachtet bleibt und alle Freigaben rechtzeitig erfolgen. Zudem dokumentiert die Liste aller bearbeiteten Rechnungen umfassend alle abgeschlossenen Zahlungsfreigaben – ideal für die Nachverfolgung und das Reporting.

Workflow zur Zahlungsfreigabe

Rechnungen, die im Kostenerfassungs-Workflow erfasst wurden, können direkt an den Zahlungsfreigabe-Workflow übergeben werden. Dort werden die in Rechnung gestellten Leistungen geprüft – in einem zweistufigen Freigabeprozess durch zwei verschiedene Personen.

Einzelne Rechnungspositionen lassen sich dabei gezielt prüfen und bei Bedarf bestimmten Kostenstellen oder anderen Kategorien zuordnen. Auch die Kürzung einzelner Teilleistungen ist möglich – mit verpflichtender Begründung.

Nach erfolgreicher Prüfung und Freigabe wird die Rechnung zur Bezahlung wieder an die Kostenerfassung übergeben. Von dort aus kann sie über DTA (Datenträgeraustausch) an die Bank übermittelt werden. DTA ist ein standardisiertes elektronisches Format, mit dem Zahlungen sicher und automatisiert an eine Bank übergeben werden – zum Beispiel im SEPA-Format. So lassen sich Zahlungsläufe effizient und ohne Medienbrüche abwickeln.