Betriebskostenabrechnung

Ihr effizienter Workflow zur Erfassung, Umlage und automatisierten Abrechnung der Betriebskosten

Zuverlässige und transparente Betriebskostenabrechnung

Auf Grund individueller und je Mieter unterschiedlicher Vertragsvereinbarungen sowie durch sich ändernde Mietflächen und Mietverhältnisse ist die Erstellung der Betriebskostenabrechnung gerade in der gewerblichen Vermietung kompliziert und aufwändig.

Mit der eTASK Betriebskostenabrechnung erfolgt die Erfassung aller für eine Liegenschaft relevanten Betriebskosten zentral und transparent. Die Berechnung der Umlage für die Mieter erfolgt auf Basis der Module Vermietung, Kostenerfassung und Energieverbrauchsabrechnung direkt aus dem System heraus.

Für die Abrechnung werden in den entsprechenden Modulen die BK-Stammdaten, wie die Kostenarten, Umlagetypen, Umlageschlüssel und deren Zuordnung zu Mietobjekten, vorbereitet. Bei der Bearbeitung von Mietverträgen im Modul Vermietung erfolgt die Festlegung der Kostenarten, mit welchen die Mieter belastet werden. Die anfallenden Gesamtkosten werden mit Hilfe der Module Kostenerfassung und Energieverbrauchsabrechnung bestimmt. Eine Schnittstelle zur Buchhaltung sichert die zeitsparende und genaue Übernahme aller angefallenen Kosten zur Umlage auf die Mieter.

Parameter für die Betriebskostenabrechnung

Für die Betriebskostenabrechnung lassen sich verschiedene Parameter definieren, die als Grundlage für die Verteilung der Kosten dienen. Dazu zählen unter anderem individuelle Umlageschlüssel je Kostenart – etwa basierend auf der vermietbaren Fläche oder spezifischen Nutzflächen wie Laborbereichen. Diese Parameter bilden die Grundlage für eine passgenaue und nachvollziehbare Abrechnung.

Änderungen in der Flächennutzung während des Abrechnungszeitraums können dabei erfasst und in der Abrechnung entsprechend berücksichtigt werden, um eine korrekte und aktuelle Verteilung der Betriebskosten sicherzustellen.

Erstellung der Betriebskostenabrechnung

Im Rahmen der Betriebskostenabrechnung werden umfassende Berichte erzeugt, welche die Abrechnung übersichtlich zusammenfassen und mit einer eindeutigen Rechnungsnummer versehen sind. Dabei werden die Betriebskosten detailliert pro Raum ausgewiesen. Zudem enthält die Abrechnung eine Gebäudeübersicht, in der auch der Vermieteranteil klar dargestellt wird. Ergänzt wird dies durch eine Jahresbilanz, die alle relevanten Kosten und Abrechnungen für die gesamte Liegenschaft zusammenfasst.

Kostendokumentation

Die laufenden Kosten einer Liegenschaft sowie der zugehörigen Gebäude werden systematisch dokumentiert. Rechnungsbeträge aus der Kostenerfassung können dabei direkt übernommen werden, um den Erfassungsaufwand zu minimieren. Auch Mieterdirektkosten finden Berücksichtigung.

Auf dieser Basis lassen sich sowohl Mieterabrechnungen als auch Nutzerumlagen und Vermieterkosten zuverlässig erstellen.

Datenübernahme

Bereits vorhandene Daten wie Flächenangaben, Kostenarten oder geleistete Vorauszahlungen können zum Zeitpunkt der Abrechnung nahtlos aus dem bestehenden Datenbestand übernommen werden.

Auch Verbrauchswerte aus der Energieverbrauchsabrechnung – beispielsweise mieterspezifische Verbrauchskosten – lassen sich direkt einbinden, um den Abrechnungsprozess zeitsparend und einfach zu gestalten.

Funktionen und Features

Betriebskosten- Abrechnung

Betriebskosten- Abrechnung

Betriebskostenabrechnung (Jahr, Halbjahr, Quartal, Monat)
Freie Definition der Umlageschlüssel pro Gebäude.
Abbildung von Ausfallwagnis und Verwaltungskosten.
Verrechnung der Betriebskosten auf eine andere Gesellschaft (Betreibervertrag).
Sonderregelungen für einzelne Mietverträge
Flexible Konfiguration der Betriebskostenarten, z.B. standardmäßig jedem
Raum automatisch zuordnen, Umlagetyp, Mehrwertsteuer standardmäßig in Betriebskostenpauschale enthalten.
Unterschiedliche Umlagetypen
Möglichkeit, umsatzsteuerbefreite Mieter abzubilden (mit Verteilung der
Umsatzsteuer und ohne).
Einstellung der Betriebskosten pro Liegenschaft, Gebäude oder Mietvertrag
möglich.
Rechnungen erstellen und drucken.
Anbindung externer Finanzbuchhaltungssoftware.
Anpassung der Betriebskostenvorauszahlung mit Serienbrieferstellung.
Viele Reports bereits voreingestellt (z.B. beteiligte
Kostenarten, Kosten aus Rechnungen, Kosten aus der Heizkostenabrechnung,
Kosten pro Mieter).
Übertragung der in eTASK Kostenerfassung oder externe Finanzbuchhaltungssysteme.