Desksharing / Workplace Management
Büroflächen effizient bewirtschaften mit IWMS
Optimierung des Workplace Management mit CAFM und Desksharing von eTASK
An die ständige Weiterentwicklung der Arbeitswelt müssen sich Unternehmen anpassen, damit sie wettbewerbsfähig bleiben. Eine der wichtigsten Entwicklungen in diesem Bereich ist das Workplace Management, im deutschsprachigen Raum auch unter dem Begriff Arbeitsplatzmanagement bekannt. Mit innovativen Lösungen wie CAFM und Desksharing bietet eTASK die entsprechenden Module, um die Arbeitsumgebungen effizienter zu gestalten und die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu erhöhen.
Mit eTASK.Desksharing bieten wir Ihnen eine benutzerfreundliche Buchungsoberfläche, über die alle Mitarbeiter die Möglichkeit haben, sich einen freien Arbeitsplatz zu reservieren. Wählen Sie den passenden Arbeitsplatz aus: ob Sie in Ruhe arbeiten möchten oder sich mit Kollegen absprechen müssen. Überprüfen Sie außerdem die Auslastung Ihrer Büroräume, um die Ressourcennutzung optimal zu steuern.
Desksharing: Flexibilität und Effizienz
Desksharing bietet eine Vielzahl von Vorteilen, die sowohl Unternehmen als auch Mitarbeiter nachhaltig unterstützen. Durch die flexible Nutzung der Arbeitsplätze kann die Anzahl der benötigten Schreibtische deutlich reduziert werden, was nicht nur zu einer erheblichen Platzersparnis, sondern auch zu signifikanten Kosteneinsparungen führt – sowohl bei den Mietkosten als auch bei der Büroausstattung und den Betriebskosten. Diese effiziente Raumnutzung trägt dazu bei, dass Büros auch in Spitzenzeiten optimal ausgelastet sind und unnötige Leerstände vermieden werden.
Darüber hinaus fördert Desksharing die bereichsübergreifende Zusammenarbeit und den Austausch von Ideen. Indem Mitarbeiter regelmäßig ihren Arbeitsplatz wechseln, entstehen neue Gelegenheiten zur Interaktion und Vernetzung, was die Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen und Teams stärkt und die Innovationskraft im Unternehmen erhöht. Diese dynamische Arbeitsplatzgestaltung kann die Unternehmenskultur positiv beeinflussen und das Gemeinschaftsgefühl unter den Mitarbeitern fördern.
Ein weiterer bedeutender Vorteil von eTASK ist die Anpassungsfähigkeit an moderne Arbeitsweisen. In einer Zeit, in der hybrides Arbeiten, also den Wechsel von Büroarbeit und Remote-Arbeit, immer mehr an Bedeutung gewinnt, ermöglicht Desksharing eine flexible Arbeitsumgebung, die den individuellen Bedürfnissen der Mitarbeiter gerecht wird. Es erlaubt den Unternehmen, flexibel auf Veränderungen zu reagieren, sei es bei der Personalplanung oder der Anpassung an neue Arbeitsmodelle. So bleibt das Unternehmen agil und zukunftsorientiert, während die Mitarbeiter die Freiheit genießen, ihre Arbeitsweise an ihre persönlichen Präferenzen anzupassen.
eTASK.Desksharing im Überblick
Einfache und flexible Buchung
Mit der intuitiven Buchungsoberfläche von eTASK können Mitarbeiter ganz einfach freie Arbeitsplätze für ihren Arbeitsbedarf auswählen – sei es für konzentriertes Arbeiten oder teambasierte Projekte. Mitarbeiter erhalten automatische E-Mail-Benachrichtigungen über ihre Buchungen und Stornierungen. Die Möglichkeit zur flexiblen Anpassung steigert die Effizienz und fördert die reibungslose Arbeitsplatzorganisation.
Mitarbeiterplatzierung über Arbeitsplatzgruppen
Über die Funktion Arbeitsplatzgruppen können Sie Ihre Mitarbeiter flexibel in bestimmten Bereichen platzieren, statt sie an feste Arbeitsplätze zu binden. Dies ermöglicht eine dynamische Anpassung an die Bedürfnisse Ihres Teams und sorgt für eine effizientere Nutzung Ihrer Flächen.
Unter dem Menüpunkt „Raumbelegung“ haben Sie die Wahl zwischen einer festen oder flexiblen Arbeitsplatzbelegung. Dies erlaubt es Ihnen, das Belegungskonzept ganz nach Ihren Anforderungen anzupassen und zu optimieren.
Zur Unterstützung Ihrer Arbeitsplatzverwaltung bieten wir eine übersichtliche Ampelansicht, die Ihnen hilft, fehlende Dateneinträge schnell zu identifizieren. So können Sie auf einen Blick erkennen, wo Handlungsbedarf besteht, um Ihre Arbeitsplatzbelegung zu optimieren und das zugehörige Reporting zu verbessern.
Optimale Raumauslastung
In eTASK können individuelle Zeitintervalle definiert werden, um die Arbeitsplätze optimal zu segmentieren. Mitarbeiter können aus diesen festgelegten Intervallen wählen und ihren Bedürfnissen entsprechend buchen. Die Übersicht ermöglicht eine transparente Kontrolle der Büroauslastung, um die Belegung zu überwachen und die Ressourcenplanung zu optimieren.
Datenschutz und Transparenz
Bei eTASK.Desksharing werden die geltenden Gesetze zum Datenschutz berücksichtigt. Um die Privatsphäre der Mitarbeiter zu schützen, wird in der Buchungsübersicht lediglich die Belegung der bereits gebuchten Arbeitsplätze angezeigt, ohne dabei preiszugeben, wer den jeweiligen Arbeitsplatz reserviert hat. So können Sie die Arbeitsplätze effizient nutzen und gleichzeitig sicherstellen, dass alle datenschutzrechtlichen Vorgaben erfüllt werden.
Was ist Workplace Management?
Das Workplace Management optimiert alle Aktivitäten in der Nutzung von Arbeitsplätzen und Büroräumen. Dazu zählen die Verwaltung der Büroflächen, die entsprechende Zuweisung von Arbeitsplätzen und die Verbesserung der Arbeitsumgebung.
Das Ziel ist, die Produktivität zu steigern und die Kosten zu senken. Ein zentraler Ansatzpunkt ist die Reduktion unnötiger Büroflächen. Viele Unternehmen haben Flächen, die nicht voll ausgelastet sind, was hohe Miet- und Betriebskosten verursacht. Durch Konzepte wie Desksharing oder flexible Arbeitsplatzmodelle können die benötigten Büroflächen reduziert werden, ohne dass die Arbeitsqualität leidet.
Ein weiteres wesentliches Ziel des Workplace Managements ist die Steigerung der Zufriedenheit der Mitarbeiter. Durch eine gut gestaltete Arbeitsumgebung, die den individuellen Bedürfnissen gerecht wird, fühlen sich Mitarbeiter wohler und sind motivierter. Flexibilität in der Arbeitsplatzwahl, beispielsweise durch hybrides Arbeiten oder Coworking-Spaces, ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Arbeit besser in ihren Alltag zu integrieren, was zu einer besseren Work-Life-Balance führt. Darüber hinaus kann die Anpassung der Arbeitsumgebung an ergonomische Standards und die Bereitstellung von modernen, ansprechenden Büroräumen das Wohlbefinden und die Gesundheit der Mitarbeiter fördern.
CAFM im Workplace Management
Im modernen Workplace Management spielen CAFM-Systeme eine zentrale Rolle. Diese Systeme ermöglichen es Unternehmen, ihre Gebäude, Flächen und Arbeitsplätze digital zu verwalten. Mit den eTASK-Modulen Desksharing, Flächenmanagement, Raumbuchung in Outlook und Inventur Software können Gebäudebetreiber Informationen über Büroflächen, technische Anlagen, technische Ausstattungen, Wartungsarbeiten und vieles mehr zentral erfassen und analysieren.
Die umfassenden Funktionen eines CAFM-Systems wie eTASK können es zu einem vollwertigen Integrierten Arbeitsplatzmanagementsystem (IWMS) machen. Ein IWMS geht über das reine Facility Management hinaus und integriert weitere Bereiche wie Immobilienmanagement, Raum- und Arbeitsplatzmanagement, Dienstleistungsmanagement, Projektmanagement und Nachhaltigkeitsmanagement.
Durch die Kombination der eTASK-Module mit weiteren Funktionen und Integrationen kann eine umfassende Plattform geschaffen werden, die alle Aspekte des Workplace Managements abdeckt.
Die Vorteile der CAFM-Module von eTASK
Die CAFM-Module bieten einen umfassenden Überblick über alle Ressourcen und Prozesse in den Gebäuden. So hat man auf einen Blick, welche Flächen verfügbar sind, welche Wartungsarbeiten bevorstehen und wie die Auslastung der Büros ist. Durch die Automatisierung von Verwaltungsaufgaben und die Optimierung von Arbeitsprozessen können Zeit und Kosten effizient eingespart werden. Präzise Daten und Analysen ermöglichen fundierte Entscheidungen und eine optimale Flächenplanung.
eTASK CAFM ist ein All-in-One-Tool für das Workplace Management, das alle wichtigen Funktionen zur Optimierung von Büroflächen, Ressourcen und Prozesse vereint.
eTASK Desksharing
Vorteile auf einen Blick
- Flexibilität bei Arbeitsplatzwahl
- Effiziente Ressourcennutzung
- Förderung der Zusammenarbeit
- Einfache Buchungsoberfläche
- Datenschutzkonformität gewährleistet
Tel: +49 2203 92538-65
E-Mail: sales@etask.de
Sie nutzen unser Desksharing bereits und haben Fragen zur Anwendung?
Vielleicht hilft Ihnen ein Blick auf unsere Support-Seiten: