Raumbuchung in Outlook
Buchen Sie Meetingräume, Beamer und Catering nach Ihren Prozessen
Komplexe Raum- und Ressourcenbuchungen automatisieren
Buchungen die über den üblichen Umfang hinaus gehen, sei es durch die Zusammenlegbarkeit von Räumen, Catering – Angebote, Ressourcen wie Projektoren und Flipcharts oder interne Genehmigungsprozesse, bringen Microsoft Outlook sehr schnell an seine Grenzen. Die Folge sind meist zahlreiche Mails, Rückfragen, fehlende oder falsche Buchungen und in jedem Fall viel Arbeit für die involvierten Mitarbeiter.
Mit dem eTASK.SmartReservation Add-In für Microsoft Outlook bieten Sie Ihren Anwendern die Möglichkeit, Besprechungsräume inklusive aller benötigen internen oder externen
Services wie Catering, Equipment und Bestuhlung direkt bei der Terminvereinbarung in Outlook selbst zu buchen. Vorlaufzeiten und Stornofristen werden hierbei ebenso berücksichtigt wie Ihre Freigabeprozesse. Aus der Flut an Mails und Anfragen und deren händischer Bearbeitung wird so ein geführter, automatisierter und effizienter Buchungsprozess.
Web Portal
- Vollständig browser-basiert, ohne lokale Installation
- Unabhängig vom Betriebssystem und Endgerät
- Hohe Flexibilität bei der Definition Ihrer Regeln
- Individuelle Buchungsrechte pro Raum
- Raumgebundene und frei verfügbare Ressourcen
- Ressourcenbuchung unabhängig von Raumbuchungen
- Abrechnung von Kosten für Raummiete und Catering
Flexibel einsetzbar
- Unterstützt Outlook und Exchange 2013 bis 2019
- Office 365 kompatibel
- Anbindung an Exchange Online
- Anmeldung über Microsoft Entra ID (Azure AD)
- Cloud-Betrieb der Raumbuchung
Nutzer von eTASK SmartReservation sind unter anderem
Räume effizienter bewirtschaften und verwalten
Erhöhen Sie Ihre Meetingraum-Kapazitäten ohne bauliche Maßnahmen
Übersichtliches Verwaltungs-Portal zur Administration und Auswertung
Im Portal können Sie neben der Raumbuchung auch sämtliche administrative Funktionen zur Verwaltung von Räumen, Ressourcen und Catering durchführen. Die Buchungs-, Storno- und Lieferfristen werden hier transparent eingerichtet, ebenso wie Freigabeszenarien, und Zuständigkeiten. Praktische Übersichten wie der Buchungskalender, das umfangreiche Reporting zur Auswertung Ihrer Buchungen und die Möglichkeiten Arbeitslisten, beispielsweise für das Catering zu erstellen, helfen Ihnen dabei, stets den Überblick zu behalten.
Doppelbelegung ausgeschlossen
Die doppelte Belegung von Besprechungsräumen sowie auch von zusätzlich für die Besprechung gebuchten Ressourcen (z.B. Flipchart, Beamer) ist mit eTASK SmartReservation ausgeschlossen. Bei der Buchung sowie auch bei Umbuchungen wird deren Verfügbarkeit automatisch und zu 100% sicher überprüft.
Funktionen und Features
- Intuitiv zu bedienen gemäß Ihren Prozessen
- Passende Räume werden anhand der jeweiligen Anforderungen vorgeschlagen
- Buchung von Räumen und Ressourcen ganz einfach direkt im Outlook Termin
- Kein zusätzliches Fenster in Outlook, keine externe Applikation und auch kein Formular im Webbrowser
- Doppelbuchungen sind ausgeschlossen, bei Terminabsage wird auch die Raumbuchung ebenfalls storniert
- Automatische Kommunikation mit allen an der Buchung beteiligten Personen, inklusive Catering-, Bestuhlungs- und anderen Services
- Ansteuerung digitaler Türschilder und Großdisplays
- Diverse Schnittstellen für den Bezug von Stammdaten aus Fremdsystemen wie z.B. SAP
- Vollständig browser-basiert, also ohne lokale Installation und unabhängig vom Betriebssystem
- Hohe Flexibilität bei der Definition Ihrer Prozesse und Regeln und Freigabeszenarien, auch individuell pro Raum oder Benutzer – Rolle
- Definition raumgebundener und frei verfügbarer Ressourcen
- Optional auch Ressourcenbuchung völlig unabhängig von Raumbuchungen möglich
- Einrichtung zusammengelegter Räume mit automatisierter Buchung aller Teilräume
- Hinterlegung von Kosten für Raummiete und Catering mit Möglichkeit zur Kostenstellenabrechnung
Buchung auch ohne Outlook
Ihre Organisation nutzt Outlook nicht oder Sie möchten aus anderen Gründen das Add-In nicht nutzen? Kein Problem! Über das Online-Portal von eTASK.SmartReservation steht Ihnen ein alternativer Buchungsweg zur Verfügung, bei dem Sie auf keinen Komfort verzichten müssen. Reservierungen können im Portal von jedem berechtigten Anwender über dessen Browser durchgeführt werden. Outlook Add-In und Portal-Buchung können uneingeschränkt parallel genutzt werden.
Unser Versprechen
Übersicht gewinnen und Geld sparen
Mit einem gut funktionierenden Raumbuchungstool können die Mitarbeiter, die in der Vergangenheit viel Zeit mit Buchungsaufgaben verbracht haben, deutlich entlastet werden. Gemeinsam mit unseren Kunden haben wir bereits zahlreiche Erfahrungen sammeln können, wieviel Aufwand und Kosten mit einer guten Raumbuchungslösung eingespart werden können. Daher haben wir ein Kalkulationstool erstellt, mit dem sich in wenigen Minuten Ihr Return on Invest errechnen lässt. Fragen Sie uns im Kontaktfeld nach der „ROI – Analyse Raumbuchung“. Sie erhalten nach Abfrage der benötigten Informationen eine übersichtliche Darstellung der Wirtschaftlichkeitsrechnung maßgeschneidert für Ihre Organisation.
Heute starten – morgen buchen
Die Inbetriebnahme der eTASK Raumbuchungs-Produkte kann innerhalb kürzester Zeit erfolgen. Wir erledigen für Sie in wenigen Stunden die Installation und Einrichtung des Portals inklusive Datenbank auf dem Server, dann ist es an Ihnen, Räume und Ressourcen einzupflegen. Selbstverständlich unterstützen wir Sie gerne dabei, Ihre Prozesse abzubilden und schulen Ihre Administratoren bei Ihnen vor Ort.
eTASK Raumreservierung
Vorteile auf einen Blick
- Intuitives Buchen in Outlook
- Ihre Regeln, Prozesse und Fristen
- Ressourcen und Services mitbuchen
- Passende, freie Räume sofort sehen
- Automatisierte Kommunikation
- Jeden Tag Arbeitszeit einsparen
Haben Sie Fragen zu eTASK.SmartReservation?
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