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Vergabeportal Wartung

Effiziente Abwicklung von Bestellungen mit Ihren Handwerkern

Sparen Sie viel Zeit und Geld bei der Abwicklung von Bestellungen über Rahmenverträge mit Handwerksunternehmen und Dienstleistern!

Die Abwicklung von Bestellungen, insbesondere von Kleinaufträgen, bedeutet für Unternehmen und Institutionen, die einen großen Gebäudebestand betreuen, einen erheblichen administrativen Aufwand. Dabei machen die Kleinaufträge meist nur einen relativ kleinen Teil des Gesamtbudgets für das technische Gebäudemanagement aus. Die Bestellungsabwicklung über einen zentralen, strukturierten und transparenten Prozess bietet für alle Beteiligten erhebliches Optimierungspotenzial.

Vorteile für Sie und Ihre Handwerker

Auch für Ihren Handwerker bringt der Einsatz des Handwerkerportals klare Vorteile. So verkürzt sich für ihn durch die kurze Durchlaufzeit der Bestellungen und die Teilnahme am Gutschriftenverfahren der Zeitraum bis zur Bezahlung. Mit dem Handwerkerportal geben Sie Ihrem Handwerker zudem die Möglichkeit, seine Leistungen korrekt und gemäß Ihrer Vorgaben zurückzumelden und schützen ihn somit vor Mehraufwand und Verzögerungen auf Grund fehlerhafter Rückmeldungen und Rechnungen.

Erfolgsfaktor Benutzerführung

Der Einsatz Ihres Vergabeportals wird nur dann zum Erfolg führen, wenn Ihre Handwerker darauf auch zuverlässig und ohne Schulungsaufwand zugreifen können. Beim eTASK Vergabeportal beschränken sich die IT-Anforderungen an Ihren Handwerker auf einen PC mit Internetzugang. Denn das Handwerkerportal ist rein webbasiert und kann über alle gängigen Browser ohne Softwareinstallation auf allen Betriebssystemen genutzt werden. Das gilt übrigens auch für die Nutzung durch Ihre eigenen Fachanwender. Die Prozesse sind allesamt geführt und so selbsterklärend, dass es keinen Schulungsbedarf für Ihre Dienstleister gibt.

Anbindung an Ihr ERP

Das eTASK Handwerkerportal kann sich nahtlos in Ihre bestehende Systemlandschaft einfügen und an Ihr ERP (z.B. bidirektional an SAP) angebunden werden. So können die Rahmenverträge und Kreditoren sowie auch die Bestellanforderungen (BANF) automatisch aus dem ERP bezogen werden. Gleiches gilt für die Leistungsverzeichnisse, die Sie zudem auch direkt im Handwerkerportal anlegen oder dort aus einer GAEB-Datei importieren können. Das Handwerkerportal bietet hierfür eine integrierte GAEB-Schnittstelle. Die über das Handwerkerportal abgewickelten Bestellungen können für die Zahlung wieder an das ERP übergeben werden. Das Handwerkerportal wird so zum verlängerten Arm Ihres ERP, mit dem Sie auch Ihre Handwerker als direkte Anwender erreichen.

Digitalisierung

von der Bestellung bis zur Bezahlung

Das Prinzip des Handwerkerportals ist im Grunde ganz einfach: Über einen strukturierten und an Ihre unternehmensspezifischen Anforderungen anpassbaren Prozess rufen Sie bei Ihren Vertragspartnern Standardleistungen ab, die Sie zuvor vertraglich vereinbart haben. Ihr Vertrags-Handwerker wird per Email über die neue Bestellung informiert und nimmt diese im Handwerkerportal an. Nach Erfüllung einer Teilleistung oder der Gesamtbestellung meldet Ihr Handwerker seine Leistungen zurück und zwar in Form und im Detaillierungsgrad genau so, wie es vertraglich und somit auch in der Bestellung vorgesehen ist. Die zurückgemeldeten Leistungen werden durch Sie geprüft und zur Zahlung als Gutschrift freigegeben. Der Rechnungsversand entfällt vollständig. Der gesamte Prozess ist somit digitalisiert und kommt ohne das Medium Papier aus.

Anbindung von Handwerkern in Handwerkerportal

Funktionen und Features

      • Komplett webbasierende Lösung zur Nutzung im Browser
      • Flexible Reporting-Möglichkeiten und verfügbare Standard-Berichte
      • Import von GAEB Leistungsverzeichnissen mit Einheitspreisen (Format X86)
      • Komplexe Leistungsverzeichnisse mit mehreren 1000 Positionen inkl. der Hierarchie
      • Detaillierte Leistungspositionen der Bestellung für den Handwerker
      • Frei definierbare Freigabeszenarien
      • Eigenständige, papierlose Rückmeldung durch den Handwerker
      • Keine Rechnungslegung, Zahlung im kreditorischen Gutschriftenverfahren
      • Standard-Schnittstellen zu SAP
      • Schnittstellen zu diversen ERP Systemen
      • Automatische Archivierung aller relevanten Informationen und Belege.
      • Eskalation bei nicht angenommenen / nicht zurückgemeldeten Bestellungen.

Das bringt Ihnen die Digitalisierung

Enorme Kostenersparnis pro Vorgang

Durch die Automatisierung der Kleinaufträge an Dienstleister mit Rahmenvertrag, kann die Arbeitszeit, die üblicherweise in die Auswahl und Verwaltung der Handwerker investiert werden muss, deutlich reduziert werden. Sie werden bald eine deutliche Arbeitserleichterung und schnellere Abwicklungsgeschwindigkeiten bei Ihren Vorgängen feststellen. Hiervon profitieren Sie genauso wie Ihre Mieter oder die anfordernden Mitarbeiter. Mit dem eTASK Vergabeportal Wartung laufen Routinetätigkeiten und Kleinstaufträge bald in Ihrer Abteilung mit dem angemessenen Aufwand nämlich unter „ferner liefen“.

Volle Kontrolle und stets den Überblick behalten

Das eTASK Vergabeportal Wartung nimmt Ihnen viel Arbeit ab, nicht jedoch die Entscheidungskompetenz. Prüfungen und Freigaben erfolgen weiterhin nach Ihren Prozessen und Kriterien. Beispielsweise können Sie unterschiedliche Freigabeszenarien abhängig von Auftragswert definieren. Zusätzlich erhalten Sie nützliche Übersichten und Auswertungen, die Ihr Reporting vereinfachen und dafür sorgen, dass Sie stets auf Knopfdruck sämtliche Informationen haben, die Sie benötigen. So können Sie sich auf die wichtigen Vorgänge konzentrieren, bei denen es sich lohnt etwas mehr Zeit zu investieren.

eTASK Vergabeportal Wartung

Vorteile auf einen Blick

  • digitale Vergabeplatform
  • automatische und geführte Prozesse
  • einfach und unmissverständlich für den Anwender
  • Abbildung Ihrer Vergabeprozesse
  • schnelle Inbetriebnahme
  • kurze Vorlaufzeit

Ihr persönlicher Berater

Persönliche Beratung eTASK Vergabeportal Wartung, Handwerkerportal

Dirk Bessert
T: +49 (2203) 92538-35
E: dirk.bessert@etask.de

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