Kostenerfassung

Betriebsbuchhaltung zur umlagegerechten Erfassung von Eingangsrechnungen und Erzeugung von Ausgangsrechnungen

Schnelle und sichere Rechnungsbearbeitung

Bei der Erfassung der Rechnungsinhalte wie Kontierung, Teilleistungen, Zahlungsziele, Umlagefähigkeit etc. wird der Erfasser aktiv unterstützt: Zuvor erfasste Rechnungen können als Vorlage für identische oder ähnliche Rechnungen verwendet werden. Bevor die Rechnung in den Freigabeworkflow oder den Zahlungsverkehr übergeben wird, stellt der „Plausibilitätscheck“ sicher, dass die Rechnung korrekt erfasst wurde und z.B. die Summe der Teilleistungen der Gesamtsumme der Rechnung entspricht. Dank der in eTASK Vermietung eingestellten Verteilungsformeln (aus Gebäude und Mietvertrag) müssen Sie sich über die spezifische Umlage der Rechnung keine Gedanken machen. Das erledigt die Kostenerfassung zeitsparend und fehlervermeidend automatisch für Sie.

Bei der Rechnungserfassung in einer Finanzbuchhaltungssoftware werden in der Regel keine umlagerelevanten Informationen zur Rechnung erfasst. Diese Informationen sind für die Erzeugung der Betriebskostenabrechnung jedoch unabdingbar. Bei der Erfassung der Rechnungen in eTASK Kostenerfassung richtet sich der Fokus darauf, die umlagefähigen Kosten automatisiert und verursachergerecht in die Betriebskostenabrechnung übernehmen zu können. Das Ergebnis ist die Erzeugung der Betriebskostenabrechnung für die vermieteten Objekte auf Knopfdruck.

Durch die gleichzeitig buchhalterisch korrekte Erfassung der Rechnungsdaten kann eine automatisierte Übergabe der Rechnungen an Ihre Finanzbuchhaltungssoftware erfolgen. Hierfür ist in eTASK Kostenerfassung eine standard FiBu-Schnittstelle integriert, über die auch entgegengesetzt Rechnungen aus der Finanzbuchhaltung in die eTASK Kostenerfassung importiert werden können. Egal für welche Variante Sie sich entscheiden: Ein doppelter Erfassungsaufwand wird vermieden.

OPOS-Liste immer auf dem aktuellen Stand

Nutzen Sie den automatisierten Zahlungsverkehr über EBICS, um Ihre Offene-Posten-Liste der Debitoren und Kreditoren stets auf dem aktuellsten Stand zu halten.

Kostenerfassung Prozess eTASK

Ohne Zwischenweg vom Scanner in die Bearbeitung

Die über Ihr Kopiergerät eingescannten Rechnungen können in der Kostenerfassung ohne Zwischenschritt weiterverarbeitet werden. Definieren Sie in Ihrem Filesystem je Gesellschaft einen eigenen Ordner und die Rechnung wird mit dem Scannen schon in den korrekten Buchungskreis der Gesellschaft aufgenommen. Die so in eTASK digitalisierte Rechnung wird als PDF-Dokument direkt in der Datenbank abgelegt. Dem PDF-Dokument wird dabei eine eindeutige Belegnummer in Form eines Wasserzeichens aufgedruckt. Jeder Ausdruck der Rechnung ist somit immer eindeutig zuzuordnen.

Mehrwert duch integrierte Budgetierung

Rechnungen bzw. Teilleistungen können Sie bei der Erfassung Ihren Budgets, Kostenstellen oder Verträgen in eTASK zuordnen. Die Rechnungserfassung erzeugt somit einen zusätzlichen Mehrwert und bildet die direkte Grundlage für Budget-/Kosten-Vergleiche.

Ausgangsrechnung erzeugen, Zahlung nachhalten

Über die Kostenerfassung erzeugen Sie Ihre Ausgangsrechnungen als Einzelrechnung oder als Dauerschuld. Über diesen Weg erfolgt auch die Ausgabe der Betriebskostenabrechnung an Ihre Mieter. Der eTASK.Zahlungsverkehr verschafft Ihnen den notwendigen Überblick über den Zahlungsstatus der Ausgangsrechnungen. Wurden vereinbarte Zahlungsziele überschritten, greifen Ihre im eTASK.Mahnwesen individuell definierten Mahnstufen.

Individuelle Freigabeszenarien

Ist die Rechnung erfasst kann diese direkt zur Zahlung an den eTASK.Zahlungsverkehr übergeben oder aber zuvor über den Rechnungsworkflow freigegeben werden. Der eTASK.Rechnungsworkflow bietet Ihnen maximale Flexibiltät durch frei definierbare Freigabeszenarien je Gesellschaft, z.B. abhängig von Freigabestufen, die sich nach der Rechnungshöhe und dem Freigabelimit der/des Zuständigen richten.

Funktionen und Features

  • Rechnungserfassung mit allgemeinen Daten, Beträgen, Zuordnung zu
    Kreditor oder Debitor sowie zur Rechnungsleistung
  • Einfaches System zur Erfassung von Eingangsrechnungen,
    Ausgangsrechnungen in Einzelrechnung oder Dauerschuld.
  • Skonto individuell pro Rechnung konfigurierbar.
  • Prozess zur scannergestützten Rechnungserfassung von
    Eingangsrechnungen (Kreditorenrechnungen).
  • Vergabe von eindeutigen Belegnummern
  • Kontoauszugsimport zum Abgleich der Rechnungsbeträge mit
    tatsächlich erfolgten Zahlungen. Unterstützte Schnittstellen: MT940
    SWIFT, SFIRM 32.
  • Individuell konfigurierbarer Bericht zur Erzeugung von
    Ausgangsrechnungen in PDF-Form.
  • Vielzahl von Menüfiltern zum schnellen Aufruf relevanter
    Rechnungen (z.B. nach Freigabestufe, Debitoren bzw. Kreditoren,
    freigegeben und nicht bezahlt, Gesellschaften).
  • Plausibilitätschecks: Überprüfung, ob die Rechnung dem korrekten
    Vertrag oder Auftrag zugeordnet ist.
  • Export der Rechnungen in die externe Finanzbuchhaltungssoftware
    (u.a. DATEV, SAP).
  • Übergabe freigegebener Rechnungen in den DTA-Zahlungsverkehr mit
    DTA-Lastschrift oder DTA-Überweisung.
  • Umlage von Rechnungen anhand von individuell konfigurierbaren
    Verteilungsformeln.
  • Vielzahl von Berichten zur Auswertung der Rechnungsdaten
  • Workflow zur Rechnungsfreigabe mit zwei Freigabestufen.
  • Individuell bestimmbare Freigabegrenzen für jeden Bearbeiter von
    freizugebenden Rechnungen.
  • Übersichtliche und individuelle Aufgabenliste für jeden
    Rechnungsbearbeiter.
  • Automatisch generierter E-Mail-Verkehr an den aktuell
    zuständigen Bearbeiter.

Kostenerfassung ist ein Modul der PropertyManagement Suite.
Weitere Funktionsmodule dieser Suite sind:

eTASK Kostenerfassung

Vorteile auf einen Blick

  • Digitale Dokumentenverwaltung
  • Automatische Umlage gemäß festgelegter Schlüssel
  • Daten immer und überall verfügbar
  • sichere Cloudlösung
  • Freigabeszenarien nach Ihren Vorgaben
  • Schnittstellen zu nachfolgenden Systemen

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Claas Ohmstedt
T: +49 2203 92538 – 28
E: claas.ohmstedt@etask.de

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