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Self-Service-Prozess zur Buchung von Besprechungsräumen über einen Webbrowser im Intranet oder Internet in verschiedenen Ausführungen (Komfortbuchung, Favoritenbuchung der beliebtesten Räume des jeweiligen Nutzers, Detailbuchung, Serienbuchung/Serientermine etc.). Dabei werden die gewünschten Räume vom Teilnehmer selbst gebucht - eine Buchungshotline oder unübersichtliche Excel-Listen werden nicht mehr benötigt! |
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Umfangreicher Buchungsfilter (nach Standort, Gebäude etc.) und Buchungskalender (optionale Produkterweiterung eTASK.Raumbuchungskalender), der nicht reservierte Zeiträume übersichtlich anzeigt |
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Raumsuche nach verschiedensten Kriterien (z.B. Verfügbarkeit, Größe, Anzahl der Sitzplätze, Ressourcen, verfügbare Services im Konferenzraum, Bestuhlungsvarianten etc.) |
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Alle Raumbuchungen werden in einem zentralen Ticketsystem online aufgefangen und können dort weiterbearbeitet werden (Genehmigung durch Verantwortlichen, Stornierung etc.) |
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Umfangreicher E-Mail-Verkehr begleitet den CAFM-Buchungsprozess mit integriertem Versand von ICS-Dateien zum automatischen Eintrag des Termins in den Kalender des Teilnehmers (z.B. Outlook oder Lotus Notes) |
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Datenformular mit vielfältigen Pflegemöglichkeiten für jeden Besprechungsraum (Anbindung an Flächenmanagement) zur detaillierten Raumverwaltung |
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Möglichkeit der Selektion einzelner Konferenzräume, die erst nach Bestätigung reserviert werden dürfen (Exklusivräume) |
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Möglichkeit zum Anlegen von Favoritenräumen zur vereinfachten Buchung |
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Definition von Raumverantwortlichen und Cateringverantwortlichen je Besprechungsraum |
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Subräume und zusammenlegbare Konferenzräume separat buchbar |
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Umlage von Raumkosten auf Kostenstelle des Raumbuchenden |
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Freie Ressourcenverwaltung (Beamer, Telefonequipment, Audioanlagen, Flipcharts, WLAN etc.) je Besprechungsraum |
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Zusätzliche Buchung von beweglicher Raumausstattung und zusätzlichen Services (z.B. Übersetzungen) je Buchungsvorgang möglich |
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Ausführliche Buchungsübersicht mit Filterfunktion |
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Buchungssperre für Konferenzräume (z.B. bei Umbauarbeiten etc.) zur flexiblen Online-Raumverwaltung |
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Dynamisches CAFM-Reporting (Monatsbuchungslisten, Cateringabrechnung etc.) über das Intranet oder Internet |
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Möglichkeit zur internationalen Verwendung des Raumreservierungssystems dank Mehrsprachigkeit |
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Kommentarfunktion für Buchungen; Kommentare werden von der Software in den E-Mail-Verkehr integriert |
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Dokumentation und Archivierung aller erfolgten Buchungen im System |
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Visualisierung der Besprechungsräume im CAD-Plan während des Buchungsprozesses |
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Zusätzliche Module / Produkterweiterungen für die Organisation und Bestellung von Catering und Getränkebewirtung erhältlich (Pflege von Speise- und Getränkekarten, Integration des Speise- oder Getränkelieferanten in den Buchungsprozess, Abrechnung der Catering-Kosten) |
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Optionale Produkterweiterung eTASK.Schnellbuchung zur Besprechungsraumbuchung in einem Schritt |
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Optional bei Verwendung von eTASK.InfoDisplay: Anzeige von Raumbuchungen und Veranstaltungshinweisen auf elektronischen Türschildern |
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