Modernes Belegungs-, Asset- und Reinigungsmanagement in einem der größten Landkreise Deutschlands

Die eTASK Service-Management GmbH hat in 2003 vom Landrat des Rhein-Sieg-Kreises nach Ausschreibung den Auftrag zur Implementierung des Gebäude Management Systems Aperture für das Kreishaus in Siegburg sowie alle Außenstellen des Kreises erhalten.

Zuvor verfügte der Rhein-Sieg-Kreis über kein zentrales und aktuelles Informationssystem. Veraltete Pläne waren oft in unterschiedlichen Versionen an mehreren Stellen zugleich abgelegt. Die Informationsbeschaffung für die zuständigen Mitarbeiter war folglich sehr zeitaufwändig. Unzureichende Informationen konnten keine klare Übersicht über Personal, Flächen und Ausstattung der zu verwaltenden Gebäude ermöglichen. Um in Zukunft aus einer zentralen Datenbank schöpfen zu können und somit die Gebäude effizienter zu bewirtschaften entschloss sich der Landrat für die Einführung von Aperture.

Als erste Maßnahme wurden die teils 30 Jahre alten Papierpläne des Kreishauses von eTASK vektorisiert und in das System Aperture überführt. Die ca. 50 Einzelpläne wurden dabei in 16 Geschossplänen zusammengefasst, was die Betrachtung und Bearbeitung der Baupläne wesentlich vereinfacht. Parallel dazu wurde die modulare Datenstruktur an die Organisationsstruktur des Kreises angepasst. Im eTASK Basis-Baustein Fläche wurden die verschiedensten Auswertungen der Flächen grafisch und alphanumerisch sowie eine Ausschreibung der Flächen für die Unterhalts- und Grundreinigung vorgesehen. Vor der Übergabe in den Live-Betrieb wurden die Nutzer des Systems von eTASK-Mitarbeitern auf die neue Software geschult.

Bereits zwei Monate nach Projektstart konnte eTASK das Projekt zur Nutzung übergeben. Eingepflegt wurden mittlerweile 4 Gebäude mit insgesamt 31 Geschossen, mit einer Bruttogeschossfläche von 41.100 m². Die ca. 38.000 m² Nettoflächen wurden hierbei in Nutzflächen, Verkehrsflächen, Nassbereich und Sonstige Flächen unterteilt. Damit hat die zentrale Verwaltungsstelle des Landkreises erstmals ein Werkzeug, um die baulichen Veränderungen des Kreishauses der letzten 30 Jahre und die Organisationsstruktur selbst zu aktualisieren.

Alle Pflegeaufgaben zur baulichen Beschaffenheit, Größe, Ausstattung und Nutzung der Flächen nach DIN 277, der Abteilungszugehörigkeit, Reinigungsintervalle, Möblierung und Ausstattung mit EDV-Geräten sowie haustechnische und EDV-Installation können durch die grafische Ausrichtung des Projektes noch effektiver und sicherer durchgeführt werden.

Bisher konnten bereits die eTASK FM-Bausteine Personal und Reinigung in das Projekt implementiert werden. Eine zusätzliche Erweiterung um die FM-Bausteine Inventar und EDV-Assets ist geplant. Durch regelmäßige Software-Updates ist das Projekt immer auf dem neuesten Stand. Die Bauabteilung will zukünftig ebenfalls an dem Datenpool partizipieren. Geplant ist durch Einführung von Aperture Server allen beteiligten Mitarbeitern den Zugriff auf die eingepflegten Daten online über das Intranet zu ermöglichen.

Ziel ist es langfristig alle dem Kreis zugehörigen Gebäude in einem Aperture-Projekt zusammenzuführen, um aktuelle Informationen sämtlicher betriebstechnischer Vorgänge zu erhalten und Planungssicherheit für anstehende Neubauten zu gewinnen.

Über eTASK:

Die eTASK Service-Management GmbH mit Sitz in Köln entwickelt und betreibt innovative Software Systeme für Facility-Manager und bietet ein breites Spektrum an Dienstleistungen rund um das Management von Gebäuden und Anlagen. Als Lizenznehmer der Aperture Software GmbH hat eTASK Zugriff auf das weltweit führende CAFM-System. Großkunden von eTASK sind beispielsweise die Bayer AG, Lufthansa Gebäudemanagement und aus öffentlicher Hand der Rhein-Sieg-Kreis.

eTASK Service-Management GmbH • Herr Klaus Aengenvoort • Telefon: (02203) 925 38-11 • Telefax: (02203) 925 38-20 • Albin-Köbis-Straße 2 • D-51147 Köln • Email: info@etask.de • Web: www.etask.de